Value Engineering: strategin som maxar värdet av din fakturaprocess

Hur ditt företag tar betalt är en mer strategisk fråga än du tror. Här förklarar Billograms expert varför du bör applicera Value Engineering på dina faktura- och betalprocesser.

Först och främst: Vad är Value Engineering?

Value engineering innebär att du gör en noggrann värdeanalys av varje steg som krävs för att skapa en viss produkt, tjänst eller process. Målet är att hitta saker som kan effektiviseras och optimeras för att sänka kostnaderna och öka värdet, utan att minska kvalitet och funktionalitet.

I tillverkningsindustrin kan Value Engineering handla om att växla till billigare material; i tjänstesektorn om att minska tidskrävande administration. Det förekommer också att stora företag tar in konsulter för att göra en värdeanalys av verksamhetens grund, inklusive den övergripande affärsidén och affärsplanen.

Den gemensamma nämnaren inom Value Engineering är ifrågasättandet av status quo: gör vi saker på bästa möjliga sätt, eller kan vi optimera någon del? Och vilka satsningar ger i så fall störst ROI?

"Många underskattar det strategiska värdet av faktura och betalning", menar Magnus Ekenstam på Billogram.

Att zooma in på just fakturahanteringen är dock inte så vanligt i sammanhanget. Det vill Magnus Ekenstam, Value Engineering-expert på Billogram, ändra på. Han anser att dagens företag underskattar det strategiska värdet av sina faktura- och betalprocesser. Av förklarliga skäl, resonerar han:

–Även om att ta betalt av kunderna är en grundförutsättning för varje företag, så är det inte detta som är ens kärnverksamhet och expertisområde. Därför får de här processerna sällan den uppmärksamhet de faktiskt förtjänar.

3 fördelar med att applicera Value Engineering på dina faktura- och betalprocesser

I denna webinar inspelning om Value Engineering förklarar Magnus hur du kan maximera värdet av din faktura- och betalningshantering, men nedan delar han tre goda skäl att anlägga ett strategiskt synsätt på dessa viktiga processer.

1. Du kan upptäcka och minimera dolda kostnader

–I en typisk faktureringsprocess finns en rad dolda kostnader som beror på tidskrävande manuell hantering, även när allt går som det ska. Om det dessutom uppstår ett fel i något led kan det ta lång tid att hitta och korrigera, för att sedan göra om processen från början. Totalt kan en fakturakörning ta allt från två dagar upp till en hel arbetsvecka i anspråk för ekonomiavdelningen, förklarar Magnus, och tillägger:

– Om du skulle klara fakturakörningen på en arbetsdag istället, tänk vilka resurser du frigör som kan användas till annat.

2. Du undviker förhastade (och dyra) beslut

Att inte ge faktureringen den strategiska uppmärksamhet den förtjänar kan också leda till dyra misstag, säger Magnus. Han använder införandet av kortbetalning för löpande tjänster som exempel:

– För några år sedan blev det populärt att låta kunderna betala med kort, även för ‘tysta’ produkter som el och bredband. Leverantörerna såg en efterfrågan från sina privatkunder och var ivriga att gå dem till mötes.

Det här ledde till konsekvenser som Magnus tror att få av företagen förutsåg. Framför allt tappade man lönsamhet på grund av avgifterna:

–En transaktionsavgift på ett par procent per kortbetalning låter kanske lite, men i en bransch med marginaler på några enstaka procent kan det innebära att du i princip ger bort 20% av din vinst när dina kunder betalar med kort. Det kan göra stor skillnad i tider när marginalerna redan krymper inom många branscher.

3. Du ser till helheten och tänker långsiktigt

Value Engineering hjälper dig att anlägga ett helhetsperspektiv och tänka efter före, förklarar Magnus.

– Självklart ska du lyssna på dina kunder. Men innan du tar stora beslut, som att lägga till ett nytt betalsätt, bör du tänka igenom de långsiktiga konsekvenserna och väga kostnader mot värde.

Några kontrollfrågor att ställa i det här läget är:

• Vad är det bakomliggande syftet vi vill uppnå med den här förändringen?
• Kan vi uppnå samma syfte på andra, mer kostnadseffektiva sätt?
• Vilken lösning förenar bäst våra kunders intressen med vår egen affär?

Lär dig mer i vårt Value Engineering-webinar

Vill du höra Magnus förklara hur du kan använda Value Engineering för att få en invoice-to-cash-process som stöttar din affärsstrategi? Och ta del av konkreta exempel på vad företag i olika branscher tjänat på att göra just detta? Då ska du streama vårt on-demand webinar redan idag.