Digitalisert fakturabehandling gir bedre kundeservice og økt effektivitet

Mange bedrifter bruker unødig mye tid og ressurser på ineffektive fakturerings- og betalingsprosesser. Disse prosessene kan imidlertid enkelt effektiviseres ved å ta i bruk moderne, digitale betalingsløsninger som også forbedrer kundeopplevelsen.

Hvis du fortsatt tror at digitalisert fakturabehandling kun går ut på å erstatte papirfakturaer med PDF-filer, bør du tenke om igjen. Ved å utnytte den digitale utviklingen fullt ut kan bedrifter effektivisere en rekke interne prosesser. Dagens smarte faktura- og betalingsløsninger kan også skape en positiv dominoeffekt, der belastningen på kundeservice minker og bedriftene sparer mye tid internt, noe som i sin tur gir kundene en bedre totalopplevelse.

Men hvilke digitale løsninger gir best effekt? Her er tre smarte funksjoner som hjelper deg å effektivisere interne prosesser og få mer fornøyde kunder på kjøpet:

1. Automatisk matching av kunde og faktura

Mange bedrifter gjør den feilen at de bare digitaliserer selve fakturabehandlingen. Dermed går de ofte glipp av viktige kostnadsbesparelser knyttet til effektivisering av selve betalingsmomentet. Selv om kundene får en digital faktura, er den interne behandlingen i stor grad manuell. Derfor kan det fortsatt være tidkrevende å rette opp småfeil i betalinger, som et manglende siffer i referansenummeret o.l. Med et moderne betalingssystem, derimot, kan hele prosessen digitaliseres. Betaling og kunde kan automatisk matches med riktig faktura, selv om den inneholder mindre feil. Dermed blir mye av den manuelle behandlingen overflødig, noe som gir bedriftene store tidsbesparelser. Samtidig slipper kundene å få påminnelser om fakturaer de tror de allerede har betalt.

2. Dynamisk distribusjon

Dynamisk distribusjon er en forholdsvis ny funksjon som trolig vil få et stort gjennombrudd i årene som kommer. Med dynamisk distribusjon blir det automatisk gjort et nytt forsøk på å sende ut fakturaen via en alternativ kanal hvis det første forsøket mislykkes. En faktura som er sendt via e-post, kan f.eks. sendes til kunden via SMS i stedet hvis e-posten ikke åpnes innen et bestemt antall dager. På samme måte kan det gjøres et nytt automatisk forsøk på å trekke beløpet etter noen dager hvis en betaling via AvtaleGiro ikke lykkes på første forsøk. Hvis det andre forsøket også mislykkes, kan kunden få en SMS eller en e-post med en oppfordring om å betale på annen måte. Hvordan disse utsendelsene håndteres, bestemmes av forhåndsdefinerte regler som senere kan optimaliseres basert på kundens atferd. Dynamisk distribusjon reduserer risikoen for forsinket betaling, som kan være ressurskrevende for kundeservice og gir kundene irriterende purregebyrer.

3. Interaktiv faktura

For mange bedrifter er det et steg i riktig retning å gå fra fysisk utsendelse av papirfakturaer i posten til digital utsendelse av PDF-fakturaer via e-post. Likevel utnytter det ikke fullt ut alle mulighetene digitaliseringen har å by på. For å oppnå maksimale kostnads- og ressursbesparelser er interaktiv faktura en mye mer effektiv løsning.

Moderne, interaktive fakturaer oppdateres i sanntid, f.eks. hvis kunden betaler deler av beløpet eller kundeservice endrer en forfallsdato. Både kunden og kundeservice kommuniserer direkte via fakturaen, der begge parter har tilgang til samme visning, noe som forenkler behandlingen av henvendelser.

Sist, men ikke minst, er interaktiv faktura en helt ny kanal der bedrifter kan formidle verdiskapende informasjon til kundene sine, som de enkelt kan ta del i ved å klikke seg videre. Den tilpasningsbare kommunikasjonsmodulen kan blant annet brukes til å legge inn skreddersydde tilbud, viktig informasjon om avtaleendringer eller lenker til «Mine sider».

Her kan du lese mer om hvordan du kan bruke Billograms digitale betalingsplattform til å digitalisere fakturabehandlingen.