Digitaliserad fakturahantering – en väg till bättre kundservice och ökad effektivitet

Att ineffektiva processer för fakturering och betalning innebär att bolag slösar både tid och interna resurser säger sig självt. Men genom att dra full nytta av moderna, digitala lösningar för fakturahantering kan företag på ett enkelt sätt effektivisera dessa processer – och samtidigt förbättra kundupplevelsen.

Om du fortfarande är av uppfattningen att en digitaliserad fakturahantering bara innebär att ersätta pappersfakturor med PDF-filer är det dags att tänka om. Genom att nyttja allt vad den digitala utvecklingen har att erbjuda kan företag effektivisera en mängd interna processer. Dagens smarta lösningar för fakturering och betalningar skapar dessutom ofta en positiv dominoeffekt, där företag, samtidigt som de sparar mycket tid internt, också kan minska trycket på kundtjänst – något som i sin tur leder till en bättre helhetsupplevelse för kunderna.

Men vilka är då de digitala lösningar som ger bäst effekt? Här är tre smarta funktioner som hjälper dig att effektivisera interna processer och få nöjdare kunder på köpet:

1. Automatiserad matchning av kund och faktura

Många företag gör misstaget att enbart digitalisera fakturahanteringen i sig. Det innebär ofta att de går miste om viktiga kostnadsbesparingar som kommer med en effektivisering av själva betalningsmomentet. Även om kunden får en digital faktura är den interna hanteringen fortfarande i stor utsträckning manuell, och att korrigera förhållandevis små fel i betalningar, till exempel om kunden missat en siffra i OCR-numret, tar ofta lång tid. Med moderna betalsystem kan istället hela processen digitaliseras och betalning och kund automatiskt matchas med rätt faktura, även om den innehåller mindre felaktigheter. Det kapar en stor del av den manuella hanteringen vilket innebär betydande tidsbesparingar internt. Samtidigt slipper kunderna få påminnelser för fakturor som de redan tror sig ha betalat.

2. Dynamisk distribution

Dynamisk distribution är en förhållandevis ny funktion som väntas få ett stort genomslag de kommande åren. Med dynamisk distribution görs automatiskt ett nytt försök att skicka ut fakturan via en alternativt kontaktväg om det första misslyckas. En faktura som skickats via e-post kan till exempel skickas till kunden via sms istället, om inte mejlet öppnats inom ett visst antal dagar. På samma sätt kan ett nytt dragningsförsök göras automatiskt efter några dagar om en betalning via autogiro inte gått igenom vid det första försöket. Om även det andra försöket misslyckas kan kunden få ett sms eller mejl med en uppmaning om att genomföra betalningen på annat sätt. Hur utskicken sköts bestäms via på förhand uppsatta regler, som sedan kan optimeras utifrån kundernas faktiska beteende. Med dynamisk distribution minskar risken för missade betalningar som i vanliga fall hade resulterat i manuell hantering av kundtjänst och irriterande påminnelseavgifter för kunden.

3. Interaktiv faktura

Även om det för många företag är ett steg i rätt riktning att gå från fysiska utskick av pappersfakturor via post till digitala utskick av PDF-fakturor via e-post, är det inte tillräckligt för att fullt ut dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För att maximera kostnads- och resursbesparingarna är interaktiva fakturor betydligt mer effektiva.

Moderna, interaktiva fakturor uppdateras i realtid, till exempel om kunden betalar delar av beloppet eller om kundtjänst ändrar ett förfallodatum. Kund och kundtjänst kommunicera direkt på fakturan där båda parter har tillgång till samma vy, vilket underlättar hanteringen av kundtjänstärenden. Dessutom kan kunden enkelt själv aktivera autogiro med ett enda klick direkt på fakturan – något som sparar företaget mellan 400 och 500 kronor per registrering i administrationskostnader.

Sist men inte minst ger interaktiva fakturor företag en helt ny kanal att förmedla värdeskapande kommunikation till sina kunder, som kunden enkelt kan agera på direkt genom att klicka sig vidare. Den anpassningsbara kommunikationsmodulen kan exempelvis användas för att skicka ut skräddarsydda erbjudanden, viktig information om ändringar i avtal eller länka vidare till “Mina sidor”.

Vill du läsa mer om hur andra företag har digitaliserat sin fakturahantering? Inspireras av tre företag som har valt Billograms plattform för digitala betallösningar: Min Doktor, hallon och 7H Kraft.