Digitalisiertes Rechnungsmanagement – ein Weg zu besserem Kundenservice und mehr Effizienz

Ineffiziente Prozesse im Rechnungs- und Zahlungsmanagement verschlingen bei Unternehmen viel Zeit und interne Ressourcen – das liegt auf der Hand. Durch die Nutzung moderner, digitaler Systeme für das Rechnungsmanagement können Unternehmen diese Prozesse unkompliziert optimieren – und ganz nebenbei das Kundenerlebnis verbessern.

Digitalisiertes Rechnungsmanagement kann so viel mehr sein, als Papierrechnungen durch PDFs zu ersetzen. Hier möchten wir Ihnen einige neue Perspektiven aufzeigen. Wenn Unternehmen alle Möglichkeiten ausschöpfen, die die digitale Entwicklung zu bieten hat, können sie zahlreiche interne Prozesse effizienter gestalten. Die heutigen intelligenten Systeme für das Rechnungs- und Zahlungsmanagement erzeugen oft auch einen positiven Dominoeffekt: Die Unternehmen sparen intern viel Zeit und können den Kundendienst entlasten – hierdurch verbessert sich auch das Gesamterlebnis für die Kunden.

Welche digitalen Systeme bieten aber die beste Leistung? Hier sind drei intelligente Funktionen, die Ihnen dabei helfen, interne Prozesse zu optimieren und noch höhere Zufriedenheit bei den Kunden zu erzielen:

1. Automatisierte Zuordnung von Kunden und Rechnungen

Viele Unternehmen bleiben dabei stehen, die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren. Oft heißt das aber, dass sie sich erhebliche Kosteneinsparungen entgehen lassen, die sich aus der Optimierung der Zahlungsabwicklung selbst ergeben. Auch wenn die Kunden digitale Rechnungen erhalten: Die interne Bearbeitung erfolgt häufig noch weitgehend manuell. Gerade die Korrektur von relativ kleinen Fehlern, beispielsweise, wenn Kunden eine Ziffer in der Zahlungsreferenz übersehen haben, ist häufig sehr zeitaufwendig. Mit modernen Zahlungssystemen lässt sich dagegen der gesamte Prozess digitalisieren. Zahlung und Kunden können automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden, selbst wenn die Rechnung kleinere Fehler enthält. So lässt sich ein großer Teil der manuellen Bearbeitung vermeiden und viel Zeit sparen. Außerdem erhalten Kunden keine Mahnungen für Rechnungen, die sie ihrer Meinung nach bereits bezahlt haben.

2. Dynamischer Versand

Der dynamische Versand ist eine relativ neue Funktion, die sich in den kommenden Jahren voraussichtlich immer mehr durchsetzen wird. Beim dynamischen Versand wird automatisch ein neuer Versuch unternommen, die Rechnung über einen alternativen Kontaktweg zu versenden, wenn der erste fehlschlägt. Eine per E-Mail versendete Rechnung kann stattdessen per SMS an die Kunden gesendet werden, falls die E-Mail innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht geöffnet wird. Nach einigen Tagen kann auch automatisch ein neuer Abbuchungsversuch erfolgen, falls eine Zahlung per Lastschrift beim ersten Versuch nicht erfolgreich war. Wenn auch der zweite Versuch fehlschlägt, kann der Kunde eine SMS oder E-Mail erhalten, in der er aufgefordert wird, die Zahlung auf andere Weise durchzuführen. Der Versand erfolgt nach festgelegten Regeln, die ausgehend vom tatsächlichen Verhalten der Kunden optimiert werden können. Der dynamische Versand verringert das Risiko vergessener Zahlungen, die ansonsten eine manuelle Bearbeitung durch den Kundendienst erfordert und zu lästigen Mahngebühren für die Kunden geführt hätten.

3. Interaktive Rechnung

Für viele Unternehmen ist es ein Schritt in die richtige Richtung, Papierrechnungen nicht mehr per Post, sondern digital als PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden. Allerdings sind die Möglichkeiten der Digitalisierung hiermit noch lange nicht ausgeschöpft. Um maximale Kosten- und Ressourceneinsparungen zu erzielen, sind interaktive Rechnungen deutlich effizienter.

Moderne, interaktive Rechnungen werden in Echtzeit aktualisiert: wenn Kunden beispielsweise einen Teil des Betrags bezahlen oder der Kundenservice einen Fälligkeitstermin ändert. Kunden und Kundendienst kommunizieren direkt auf der Rechnung miteinander. Hier haben beide Parteien Zugriff auf die gleiche Ansicht, was die Bearbeitung von Kundendienstvorgängen erleichtert.

Nicht zuletzt stellen interaktive Rechnungen Unternehmen einen ganz neuen Kanal für eine wertschöpfende Kundenansprache bereit. Die Kunden können mit einem Klick direkt darauf reagieren. Über das anpassbare Kommunikationsmodul können beispielsweise maßgeschneiderte Angebote, wichtige Informationen zu Vertragsänderungen oder ein Link zu „Meine Seiten“ versendet werden.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Plattform von Billogram für digitale Zahlungslösungen nutzen können, um Ihr Rechnungsmanagement zu digitalisieren.