Sappa om bytet av betalpartner och hur man framtidssäkrar sin växande kundskara

Telekomoperatören Sappa befinner sig mitt i en omfattande tillväxtresa med stort fokus på lönsamhet och effektivitet, men också på kundnöjdhet. Med hjälp av Billogram har man automatiserat tidskrävande processer inom faktura och betalning, och kan samtidigt erbjuda en smidigare digital kundupplevelse.

Sappa erbjuder bredband, TV & play, internetsäkerhetstjänster och telefoni till över 400 000 hushåll i hela Sverige. Eftersom Sappa är ett tillväxtbolag gör man många förvärv där nya kundstockar ansluts på kort tid. Då måste administrationen kring betalningar flyta på direkt för en smidig övergång:

– Fakturan ska helst inte vara det första vi kommunicerar ut till nya kunder, men ibland blir det så ändå. Då är det jätteviktigt att det fungerar smidigt så att de är nöjda från första kontakten med oss, förklarar Rasmus Lidh, controller på Sappa.

Färre manuella processer sparar tid och gör ekonomiavdelningen mindre sårbar

Sedan i juni 2022 tar Sappa hjälp av Billogram för att effektivisera sina fakturerings- och betalningsprocesser och digitalisera kundresan. Samarbetet har medfört att Sappa kunnat automatisera flera interna processer som förut upptog mycket tid. Automatiseringen gör också att Sappa och deras kunder har samma uppdaterade bild av varje betalningsärende:

– Nu har vi i princip realtidsbetalningar. Om vi gör krediteringar eller justeringar får kunden ett uppdaterat belopp direkt. Och om kunden ändå betalar in för mycket så sköts överbetalningen smidigt via Billogram. Förut la vi mycket tid varje månad på att flytta överbetalningar till nästa faktura. Nu går det på mindre än en timme, berättar Rasmus.

Aktivering av autogiro är en annan process som har förenklats, fortsätter han:

– Vi har tagit bort autogiroblanketterna för att minska det manuella jobbet. Att skicka ut dem kunde ta en hel arbetsdag per vecka förut. Den tiden lägger vi gärna på annat.

Sappas ekonomichef Helena Andersson berättar att effektiviseringen även har gjort ekonomiavdelningen mindre sårbar vid sjukdom och under semestrar:

– Vi är inte mer än fyra-fem personer på ekonomiavdelningen. Förut behövde vi alltid ha någon som manuellt skickade iväg påminnelser och inkasso. Nu behöver vi inte oroa oss under semestrarna, eftersom de triggas i vårt automatiska flöde hos Billogram.

Smidiga digitala betalningar: ett måste för en positiv kundupplevelse

Eftersom Sappa har anslutit kundportalen “Mitt Sappa” till Billograms plattform kan kunderna betala sina fakturor via Billogram direkt från sitt personliga Sappa-konto, där de loggar in med BankID.

– Tidigare slussades kunderna vidare till sin bank och var tvungna att gå in där och betala, vilket innebar fler klick och en sämre användarupplevelse, förklarar Rasmus.

Han berättar även att Billogram har möjliggjort ett bredare utbud av betalningsalternativ:

– Vi ser att det är viktigt idag att erbjuda flera alternativ för enkla och smidiga betalningar, då detta är något som efterfrågas av allt fler kunder. Numera kan våra kunder till exempel betala med Swish.

För att undvika sena betalningar har Sappa valt att koppla på möjligheten att skicka ut så kallade förfallopåminnelser. Dessa “mjuka” påminnelser medför ingen avgift för kunden, utan är tänkta som en vänlig “heads up”.

– Det är en kanonbra funktion som vi redan har sett positiva effekter av, berättar Rasmus.

Ett långsiktigt partnerskap med plats för personliga relationer

Både Rasmus och Helena lyfter fram det täta och personliga partnerskapet med Billogram, både under den inledande implementeringsfasen och löpande under det fortsatta samarbetet.

– Implementeringen gick mycket smidigare än vad vi hade trott. Billogram och vår it-avdelning samarbetade väldigt bra, säger Rasmus, och fortsätter:

– Nu har vi regelbundna avstämningar med vår kontaktperson för att bolla idéer och se hur saker kan bli ännu bättre. Jag upplever Billogram som väldigt kompetenta och hjälpsamma.

Helena berättar att Sappa befinner sig på en digitaliseringsresa. Bland annat har man digitaliserat leverantörsfakturorna, och nu kundfakturorna. Hon och kollegorna ser fram emot det fortsatta samarbetet:

– Det känns verkligen som att vi har en relation med Billogram. Det är inte alltid man känner så med sina leverantörer, avslutar hon.