Sappa om byttet av betalingspartner og hvordan de håndterer økt kundevolum
Telekomoperatøren Sappa er i sterk vekst og har fullt fokus på lønnsomhet, effektivitet og kundetilfredshet. Billogram har hjulpet dem med å automatisere tidkrevende betalings- og faktureringsprosesser, samtidig som Sappas kunder har fått en bedre digital opplevelse.
Sappa leverer bredbånd, TV-pakker og sikkerhetsløsninger for Internett og telefoni til over 400 000 husstander i Sverige. De er et vekstselskap som gjør mange oppkjøp og knytter til seg nye kunder i løpet av kort tid. For at overgangen til Sappa skal bli problemfri for kundene, må betalingsprosessen flyte knirkefritt:
– Fakturaen bør helst ikke være vårt første møte med nye kunder, men noen ganger er det uunngåelig. Da er det utrolig viktig at prosessen fungerer problemfritt, slik at de får et godt inntrykk av oss fra første stund, forklarer Rasmus Lidh, controller i Sappa.
Færre manuelle prosesser sparer tid og gjør økonomiavdelingen mindre sårbar
Siden juni 2022 har Billogram hjulpet Sappa med å effektivisere betalings- og faktureringsprosessene samt digitalisere kundeopplevelsen. Takket være dette samarbeidet har Sappa kunnet automatisere flere tidkrevende prosesser. Automatiske prosesser gir både Sappa og kundene en felles, oppdatert oversikt over hver betaling.
– Nå skjer hele betalingsprosessen i sanntid. Når vi krediterer eller endrer fakturaer, kan kundene straks se det oppdaterte beløpet. Skulle de likevel betale for mye, håndteres det overskytende beløpet enkelt via Billogram. Før brukte vi mye tid på å overføre overskytende beløp til neste faktura. Nå er det gjort på under en time, forteller Rasmus.
Videre forteller han at det har blitt enklere å aktivere AvtaleGiro.
– Vi har fjernet AvtaleGiro-skjemaene for å redusere det manuelle arbeidet. Før kunne det ta en hel arbeidsdag hver uke å sende dem ut. Den tiden vil vi heller bruke på andre ting.
Sappas økonomisjef Helena Andersson forteller at effektiviseringen har gjort økonomiavdelingen mindre sårbar i forbindelse med sykdom og ferieavvikling.
– Vi er bare fire–fem personer i økonomiavdelingen. Før måtte vi alltid ha noen som kunne sende ut påminnelser og inkassovarsler manuelt. Nå slipper vi å tenke på dette ved ferieavvikling, siden slike varsler sendes automatisk via Billograms enkle løsning.
Brukervennlig digital betaling: gull verdt for kundeopplevelsen
Sappa har koblet kundeportalen «Mitt Sappa» til Billograms plattform, slik at kundene kan betale fakturaene sine via Billogram direkte fra sin personlige Sappa-konto, der de logger inn med BankID.
– Før ble kundene omdirigert til banken sin for å logge inn og betale der, noe som betydde flere klikk og en dårligere brukeropplevelse, forklarer Rasmus.
Han forteller videre at de nå kan tilby et større utvalg av betalingsløsninger med Billogram.
– I dag ønsker stadig flere kunder raske og brukervennlige betalingsløsninger, og da er det viktig å kunne tilby flere alternativer. Nå kan f.eks. kundene våre betale via Swish*.
For å unngå forsinket betaling har Sappa valgt å benytte funksjonen forfallspåminnelser. Disse vennlige påminnelsene medfører ikke noe gebyr for kundene, men gjør dem oppmerksomme på at betalingsfristen snart utløper.
– Det er en super funksjon som allerede har gitt positive resultater, sier Rasmus.
Et langsiktig og personlig samarbeid
Rasmus og Helena legger vekt på det nære og personlige samarbeidet med Billogram, i både implementeringsfasen og det videre samarbeidet.
– Implementeringen gikk mye smidigere enn forventet. Billogram og IT-avdelingen vår samarbeidet veldig godt, sier Rasmus.
– Nå har vi regelmessige møter med kontaktpersonen vår i Billogram for å utveksle ideer og se hva som kan forbedres. Jeg opplever Billogram som en utrolig kompetent og hjelpsom samarbeidspartner.
Helena forteller at Sappa befinner seg i en digitaliseringsprosess. De har blant annet digitalisert leverandørfakturaene og nå også kundefakturaene. Både hun og kollegaene ser frem til det videre samarbeidet.
– Vi har virkelig et nært og godt samarbeid med Billogram. Vi har ikke alltid den opplevelsen med andre leverandører, avslutter hun.
*Swish er den svenske ekvivalenten til Vipps, en løsning for mobilbetaling.