Vad design egentligen är och hur du använder det för att utveckla ditt företag (del 2)

Risken är stor att du har fått det lite om bakfoten när det gäller design, att du ser det primärt som något visuellt. I den här artikelserien i två delar ska vi på Billogram visa hur vi ser på design, hur vi har byggt upp vårt företag med hjälp av det och hur du kan använda design för att göra samma sak.

I den första delen av den här artikelserien försökte jag tillsammans med Billograms designers linda upp de lager av luddiga begrepp som virats runt ordet design. Där får du lära dig vad design är, hur processen kan se ut och vilka fallgroparna är.

Vi skrev att design handlar om att lösa problem, stora eller små, för oss själva, för andra eller för hela mänskligheten. I den här delen ska vi zooma in och titta på hur det kan gå till konkret för ett specifikt problem på ett riktigt företag, nämligen vårt. Vi hoppas att du blir inspirerad att själv använda design för att utveckla ditt företag.

###Metod: Google Ventures Sprint I det här specifika fallet har vi jobbat efter en så kallad design-sprint metod, utvecklad av Jake Knapp och två kollegor till honom på Google Ventures.

En sprint i det här fallet betyder egentligen bara att man tidsbegränsar designprocessen för att tvinga fram snabba beslut och ett effektivt rationellt arbetssätt. Det här var första gången vi testade den här metoden.

Brasklapp: Sprinten ska egentligen pågå i fem dagar, vi gjorde den på två på grund av att det var den tid vi just då hade.

Google Ventures sprint-metod kan du läsa om i den här boken. Metoden har vuxit fram ur Knapps insikt att han gjorde sitt bästa arbete när han inte hade tillräckligt med tid. Förutom att avslöja att första versionen av Google Hangouts utvecklades i Stockholm under några intensiva dagar (som i sin tur bevisade att Sprint-metoden funkade) förklarar han i boken att en sprint hjälper dig lösa problem, testa nya idéer, får mer gjort och få det gjort snabbare.

Sprint-metoden har visat sig fungera för alla möjliga typer av människor: för investerare och jordbrukare, för småföretagare och cancerforskare. Den har också fungerat för alla möjliga typer av projekt, från webbsidor, appar och produkter till mer abstrakta saker som strategier.

###Hur du löser stora problem och testar nya idéer på bara 5 dagar Sprinten sker i 5 steg över lika många dagar:

Knapp menar i boken att sprinten är en ”greatest hits” av affärsstrategi, innovation, beteendevetenskap, design och mer – paketerat som en steg för steg process som alla team kan genomföra.

Vi rekommenderar att du köper boken om du ska genomföra en sprint. Här nere kommer vi gå igenom sprinten i stora drag, men utan att snöa in på detaljerna. Du kan själv testa sprint-metoden genom att läsa om hur vi gjorde, men för att få ut maximalt bör du alltså skaffa boken.

För att den här texten inte ska bli ytterligare en bok om sprintar utelämnar vi vissa övningar och snacket om logiken bakom sprintens olika delar. Vi utelämnar också vissa förhållningsregler och ramar runt själva sprinten.

Med det sagt tror vi att du kan få en bra inblick i hur sprinten fungerar och hur man kan jobba fokuserat med design för att lösa ett specifikt problem.

###MÅNDAG

Sprinten börjar med att staka ut vägen för resten av dagarna genom följande övningar:

• Börja i slutet
• Gör en karta över utmaningarna
• Fråga experterna
• Välj ut en avgränsad del av problemet

####Börja i slutet Att börja i slutet handlar om att undersöka problemet, möjligheterna och riskerna, om att se framåt, mot lösningen och vidare. Här gäller det att skapa en tydlig bild av vad som ska hända efter sprinten, i framtiden. Vad ska den leda till?

Formulera ett långsiktigt mål
Vi började med att formulera ett långsiktigt mål för projektet. Här frågade vi oss varför vi överhuvudtaget skulle göra det, var ville vi vara om sex månader, om ett år, om fem.

Vårt långsiktiga mål med projektet blev att göra livet bättre/enklare för den som skickat en faktura när det uppstår kommunikationsproblem runt fakturan.

Formulera sprint-frågor
Sedan försökte vi formulera olika frågor som skulle kunna bli viktiga att svara på i projektet, t.ex. vad som måste vara sant om vi ska nå vårt långsiktiga mål, och vad som skulle kunna få projektet att misslyckas. Att formulera risker och antaganden som just frågor gör det lättare att hantera dem senare i sprinten. Vi formulerade följande sprintfrågor:

• “Can we make note-taking easier?” 

• “Can we improve the workflow of the creditor?”

####Kartlägg Kartläggningen handlar om att skapa en bild av hur kunderna rör sig genom en tjänst eller produkt. Kartan är viktig dels för att kunna välja rätt problem att lösa, dels för att kunna sätta in lösningar i en kontext.

Vi ritade upp hur det hos många av våra kunder är fler än en person ansvariga för att skapa, ändra och följa upp fakturorna. Ibland gör de det här på ett sätt som inte dokumenteras, vilket gör det svårt att hålla koll på vem som har gjort vad. Det här leder till många onödiga missförstånd.

####Fråga experterna På en sprint gäller det att samla ihop människor som vet lite olika saker om företagets utmaningar. Att fråga experterna handlar om att alla i rummet ska få dela med sig av sin specifika kunskap, även experter utifrån om det är relevant. Intervjua experterna och låt dem berätta allt de vet om utmaningen.

Skriv “Hur skulle vi kunna”-lappar
Medan vi i tur och ordning lyssnade på experterna skrev vi ner “Hur skulle vi kunna-”-formuleringar på post-its. I stort sett allt som verkar intressant kan hamna på en sådan lapp. Så här såg några av våra lappar ut:

• ”How might we enable creditors to note down who made changes on the in-voice”.
• “How might we make colleagues known for each other?”
• “How might we stamp the date on the invoice?”

Organisera lapparna
När experterna hade sagt sitt och alla hade skrivit sina lappar klistrade vi upp dem på en gemensam vägg. Därefter organiserade vi lapparna i kluster, där vi försökte gruppera sådana lappar som berörde samma tema.

Rösta på lapparna
För att undvika segdragna diskussioner gav vi sedan varje person två klisterlappar var så att alla i tystnad kunde rösta på den eller de lappar de tyckte var mest användbara för sprintens mål. När omröstningen var klar tog vi de populäraste lapparna och satte in dem där de hörde hemma i kartan vi hade ritat upp tidigare.

Nu hade vi ett långsiktigt mål, sprintfrågor, en karta och “Hur skulle vi kunna”-lappar. Allt det vi behövde för att välja ett specifikt mål för resten av sprinten.

####Välj ett specifikt mål Att välja ett specifikt mål handlar om att välja en kundgrupp och en specifik del av den kundens resa (på kartan som man skulle göra tidigare under den här dagen). Valet utgör fokuspunkten för resten av sprinten. När det specifika målet är valt är det dags att titta tillbaka på sprint-frågorna. Här väljer man ut de frågor som är relevanta utifrån målet, vilket brukar bli långt ifrån alla.

Efter valet är gjort är första dagen slut. Nu hade vi ett långsiktigt mål och frågor att besvara längs vägen. Vi hade en karta och vi hade ringat in det specifika målet för just den här sprinten.

Vårt mål blev att undersöka hur vi kunde göra livet bättre för de företag som skickar fakturor med vår tjänst och har fler än två anställda som kan redigera fakturorna, mer specifikt ville vi hjälpa den som redigerar en faktura att kommunicera förändringarna till sina kollegor.

Ett annat mer övergripande mål var att få testa själva sprint-metoden. Eftersom vi har ett nytt team som ska ta vår tjänst i nya spännande riktningar ville vi göra någonting som kunde svetsa ihop oss. En sprint kändes perfekt. Dessutom hoppades vi att sprint-metoden skulle hjälpa oss undvika situationer där vi lägger mycket energi på att bygga någonting bara för att upptäcka att det inte får ett positivt genomslag. Vi vet sedan förr att minimal viable products (MVP) kan hjälpa oss att validera våra antaganden tidigt, men sprinten skulle kunna låta oss testa idéerna till och med innan vi bygger en MVP.

För oss funkade sprint-metoden bra. Framförallt upplevde vi att vi jobbade ihop som ett team där våra olika perspektiv fick mötas på ett effektiv och produktivt sätt. Vi fick mycket inspiration för potentiella lösningar runt vårt område och lärde oss samtidigt att våra antaganden inte alltid stämmer, vilket i sin tur gör att vi inte spenderar tiden på bästa sätt.

Vi lärde oss också mycket om behoven och frustrationen hos vår målgrupp på väldigt kort tid. Dessutom byggde vi in en del ren affärs-kunskap i teamet. Vi lärde oss till exempel att vi har användargruppen som är få till antalet, men som har faktura-volymer som rättfärdigar funktioner som bara gynnar dem. En sak vi tog med oss är att vi inte bara ska fokusera på de kunder vi har i dag, utan även på de vi vill ha i framtiden.

###TISDAG

Sprintens andra dag handlar om att att hitta lösningar genom att:

• Remixa och förbättra
• Skissa fram nya lösningar

####Remixa och förbättra I den här övningen gäller det att kombinera existerande idéer, som finns på företaget eller någon helt annanstans, kanske hos en konkurrent eller hos en tjänst i en helt annan bransch.

Genomför Blixtdemos
Vi gjorde så kallade blixtdemos där alla i teamet fick ta fram listor över produkter eller tjänster som vi kunde hitta inspiration hos. Sedan valde var och en de intressantaste för att därefter på högst 3 minuter visa vad som var intressant för resten av teamet. Samtidigt skrev en av oss ner de viktigaste sakerna på en whiteboard.

När alla hade gjort sina blixtdemos hade vi ett gäng idéer på whiteboarden. Tillsammans med kartan, sprint-frågorna och “Hur skulle vi kunna”-lapparna hade vi nu mycket att ta av.

####Skissa fram nya lösningar Nästa steg är att skissa fram nya lösningar. Eftersom alla kan skriva, rita enkla rutor och pilar blir det mer rättvist att göra det på papper än digitalt.

Skissandet sker i fyra steg:

Steg 1 – Ta anteckningar
Under första steget gick vi runt i rummet, tittade på allt vi hittills hade presterat och antecknade allt som verkade användbart.

Steg 2 – Kom på idéer
Nästa steg handlade om att klottra ner idéer på ett enkelt sätt, som skulle ge lite form till våra tankar.

Steg 3 – Galna 8:or
I steg 3 skulle var och en ta sin bästa idé och snabbt skissa ut åtta varianter av den på lika många minuter. Den här övningen tvingade oss att tänka bortom den första lösningen.

Steg 4 – Lösnings-skiss
Slutligen skissade vi i steg 4 ner våra bästa idéer på ett papper, i detalj. Eftersom de här sen skulle visas upp för alla i teamet var det viktigt att vi var tydliga. Varje skiss är en storyboard i tre delar som visar vad som händer innan, under och efter kunden kommer i kontakt med lösningen.

###ONSDAG

Onsdag handlar om att kritisera varje lösning och bestämma vilken som har bäst chans att nå det långsiktiga målet. Därefter väver man in den vinnande lösningen i en storyboard som är en steg-för-steg-plan för prototypen teamet senare ska skapa. Den här dagen går ut på att:

bestämma sig för en lösning att satsa vidare på göra en storyboard av lösningen.

####Bestämma sig Att bestämma sig handlar alltså om vilken lösning som senare ska bli en prototyp.

Ta beslutet
För att kunna välja lösning gjorde vi följande:

1. Satte upp alla skisser på en vägg.
2. Tittade på alla lösningar, i tystnad, och markerade de intressanta grejerna med en färgpenna.
3. Diskuterade snabbt det bästa med varje idé.
4. Röstade, varje person fick en klisterlapp.

När vi diskuterade insåg vi att den anställda som redigerar fakturan kanske behöver avslöja sin identitet och förklara varför hen gör en viss ändring. Vi bestämde oss för att ta ett steg åt det hållet och göra det enkelt att dela sitt namn med sina kollegor.

Idén var att visa vem som gjort en viss ändring i konversations-panelen på höger sida i våra fakturor (där köparen och säljaren kan prata med varandra och följa ändringarna på en faktura).

####Storyboard Innan det är dags att bygga prototypen gäller det sedan att göra en storyboard. Här handlar det om att göra en längre story, upp till tio eller till och med 15 olika delar som blir en enda sammanhängande story. Det är helt enkelt mycket lättare att ändra en storyboard när man märker att saker inte hänger ihop än att ändra en prototyp. Att bygga en storyboard på det här sättet är egentligen bara att föreställa sig hur prototypen kommer se ut när den är klar, och lösa de problem man upptäcker innan man ens börjat bygga den.

Vår storyboard blev såhär:

###TORSDAG

Torsdagen handlar om att förvandla storyboarden till en realistisk prototyp som går att testa med kunder genom att:

Bygg en prototyp
Vi gjorde det enkelt för oss när vi skulle bygga prototypen och ändrade bara en enda rad kod i vår tjänst. Såhär blev resultatet:

###FREDAG

Under sprintens sista dag handlar det om att intervjua och observera kunder och lära sig genom att se hur de interagerar med prototypen. En rätt cool grej här är att man inte behöver intervjua hundratals kunder för att få intressanta insikter, enligt boken, som refererar till forsknings-experten Jakob Nielsen räcker att intervjua 5 personer för att få reda på 85 % av insikterna. Efter person fem planar insikts-kurvan ut så mycket att det inte är värt att fortsätta om man inte absolut har resurserna. Då är det oftast smartare att tweaka prototypen utifrån det man har lärt sig och testa igen.

Intervjua kunder
Vi pratade med vår egen kundsupport i det här syftet där vi ställde två frågor:

1. “Would you be comfortable to reveal your identity when you edit the invoice?”
2. “When was the last time when a creditor called Billogram in order to learn the responsible employee for editing an invoice?”

Vi ville dels förstå om vår idé skulle göra våra kunder obekväma, dels ville vi försöka förstå hur användbar den här lilla förändringen egentligen skulle bli.

###Att designa en helt ny fakturaupplevelse Under den här korta sprinten hann vi alltså undersöka en liten del av vårt större mål som är att designa en helt ny upplevelse för alla som hanterar fakturor. Vi vill skapa något som inte finns i dag, som blir en självklar del av människors vardag.

För att göra det kommer vi fortsätta utforska nya sätt att lösa våra kunders problem och bygga ett team som lär känna utmaningen bättre och bättre för var dag som går.

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för att få vårt innehåll direkt till din inkorg!