Invoice-to-Cash (I2C) är den process som börjar med att en faktura skapas och avslutas när betalningen har mottagits och bokförts. En välfungerande I2C-process stöttar ditt företags affärsmål genom intern effektivisering, bättre kassaflöde och ökad kundnöjdhet.
Även om invoice-to-cash-processen kan se olika ut beroende på bransch – som telekom, energi eller försäkring – följer den oftast fem centrala steg. Nedan går vi igenom varje del, hur du kan optimera den och vilken affärsnytta det ger.
Du börjar med att skapa själva fakturorna, som ska vara korrekta och enkla för dina kunder att förstå. All nödvändig information (såsom faktura-, kund- och företagsinformation, liksom betalningsvillkor) behöver framgå tydligt.
Tips - Ju mer manuell hantering du har i det här steget, desto större är risken för att det uppstår fel, vilket skapar onödig administration för dig – och irritation hos dina kunder. Använd digitala verktyg för att automatisera fakturaskapandet i så stor utsträckning som möjligt.
Efter att fakturorna är skapade och verifierade kommer nästa viktiga fråga - Hur kan du säkerställa att de når rätt mottagare i tid och med högsta möjliga precision?
Här skickar du ut dina fakturor till kunderna via den kanal de föredrar, såsom e-post, SMS eller traditionell papperspost. Tänk på att även kunder som betalar via autogiro uppskattar att få information om att ett belopp kommer att dras.
Tips - Minska andelen pappersfakturor genom att göra det enkelt och lockande för dina kunder att gå över till digital fakturaleverans eller autogirobetalning. Erbjud tydlig information som de kan agera på omedelbart, till exempel via en QR-kod på fakturan, och en process som de kan slutföra direkt i mobiltelefonen.
Oavsett hur dina kunder betalar – med kort, autogiro, Swish eller banköverföring – behöver du i detta steg ha effektiva metoder för att matcha rätt inbetalning med rätt faktura. Detsamma gäller för hantering av OCR-fel och andra avvikelser i betalningsuppföljningen.
Tips - Idag finns smarta digitala verktyg för effektiv kundreskontrahantering – inklusive automatiserad fakturamatchning som gör att betalningen kan matchas korrekt, även om exempelvis en siffra i OCR-numret har blivit fel.
När betalningar inte matchar fakturor korrekt, eller om betalningarna är sena, kommer nästa avgörande steg - Hur hanterar du detta utan att skada kundrelationerna?
En viktig del av I2C-processen är att sätta en plan för att hantera sena betalningar. Ska dina kunder få en eller flera påminnelser, eller skickas direkt till inkasso om betalningen inte är inne när förfallodatumet har passerat? Ska en försening medföra en avgift eller inte? Här gäller det att hitta rätt balans för ditt företag. Å ena sidan behöver du få in betalningarna för att säkra kassaflödet. Å andra sidan bör du undvika att skapa onödig irritation hos kunder som du är mån om att behålla.
Tips - Genom att skräddarsy din kravhantering utifrån olika kunders historik och beteende kan du slussa in kunder som gjort en enstaka miss i ett “mjukare” flöde än dem som varit sena upprepade gånger. Använd digitala verktyg för att automatisera dessa flöden enligt förutbestämda triggers, liksom för att löpande samla in och analysera data för att kontinuerligt optimera flödena.
Vidare läsning - Vill du ha tips på hur du kan förebygga sena betalningar? Missa inte vår artikel om hur förfallopåminnelser får fler kunder att betala i tid genom proaktiv och positiv kommunikation.
Det sista steget i din I2C-process är att registrera alla betalningar, fakturor och avvikelser i ditt bokföringssystem. Detta för att upprätthålla transparens och regelefterlevnad i din ekonomihantering. Genom att skapa rapporter över kassaflöde, intäkter och kundbetalningar kan du:
hålla löpande koll på ditt företags finansiella hälsa
fatta affärsbeslut utifrån relevant information
vara bättre förberedd inför revisioner
Tips - Att kontinuerligt och strukturerat samla in och analysera data från dina faktura-, betalnings- och inkassoprocesser ger dig värdefulla insikter som kan hjälpa verksamheten att uppnå viktiga affärsmål. Ju mer du vet om hur dina kunder föredrar att betala, liksom hur de reagerar på olika åtgärder och kommunikationsinsatser, desto bättre blir du också på att förebygga sena betalningar, öka kundnöjdheten – och minska risken för churn.
Vidare läsning - För att lära dig mer om hur data från din Invoice-to-Cash-process kan stötta dina affärsmål, läs artikeln 4 sätt att optimera dina betalflöden med datadrivna insikter.
Här är några exempel på vanliga utmaningar du kan stöta på inom I2C, och hur de påverkar effektiviteten och lönsamheten i din verksamhet.
Trots de senaste årens digitalisering förekommer fortfarande manuella arbetsflöden och moment i många företags I2C-hantering. Detta innebär att onödigt mycket tid och resurser går åt till ineffektiv administration, samtidigt som det ökar risken för felaktigheter.
Här är det vanligt med bristande uppföljning, vilket kan leda till likviditetsproblem. Ofta saknas också effektiva verktyg för att ta ett helhetsgrepp kring frågan – och förebygga att förseningarna över huvud taget uppstår.
Framför allt större organisationer brukar ha en komplex it-infrastruktur, med en mix av legacysystem, egenbyggda lösningar och externa applikationer. Det gör det svårt att koppla samman ERP-, CRM- och faktureringssystem för att automatisera och optimera flöden. Komplexiteten är också ett hinder för skalbarhet och tillväxt – särskilt om du vill etablera ditt företag på nya marknader.
Betalningstillfället har större betydelse än du kanske tror för kundernas helhetsupplevelse och nöjdhet med sina leverantörer. Irritationsmoment som otydliga fakturor, bristande kommunikation om prishöjningar och krångliga processer för exempelvis autogiroaktivering drar ner betyget och skadar relationen.
Hanteringen av ditt företags kundreskontra är en avgörande – och ofta väldigt tidskrävande – del av I2C-processen. Även om hela eller delar av hanteringen är digitaliserad så krävs ofta manuell avstämning av uppgifter, eftersom de kommer från olika källor och system som inte kommunicerar optimalt med varandra.
Det kan verka lockande att outsourca hela kundreskontrahanteringen till en extern partner. En del företag väljer till exempel att sälja sina fakturor till ett factoringbolag, som tar över fordran och ansvaret för att driva in obetalda fakturor från dina kunder. Fördelen är förstås att du slipper hantera din kundreskontra med egna resurser, vilket frigör interna resurser för mer strategiskt arbete.
Nackdelen är att du också outsourcar en viktig del av relationen till dina kunder. Och det till aktörer vars affärsmodeller och ekonomiska incitament troligtvis inte linjerar med ditt varumärke och din kundkommunikation. Samtidigt kommer de eventuella kunder som är missnöjda med hanteringen från factoringföretaget att vända sin irritation mot ditt företag.
För att minimera den administrativa bördan av din kundreskontrahantering, och samtidigt behålla kontrollen över relationen till dina kunder, kan du använda dig av verktyg för automatisering. Då fattar du själv beslut om vad som ska hända vid olika scenarier, och sätter sedan upp automatiserade flöden enligt dessa regler. Då kommer rätt åtgärd att triggas igång beroende på vad som sker under de olika stegen av I2C-processen.
Automatisering inom kundreskontrahantering innebär radikala förbättringar av hur ditt företag hanterar betalningar och kassaflöde. Här är några av fördelarna:
Effektivare arbetsflöden
Med AI-drivna lösningar kan du effektivisera arbetsflöden genom att automatiskt skicka påminnelser, bevaka fakturor och identifiera avvikelser i realtid. Detta minskar behovet av manuella, tidskrävande uppgifter, såsom fakturamatchning och uppföljning av sena betalningar.
Mer utrymme för strategiskt arbete
För ditt team innebär automatiseringen en markant lägre arbetsbelastning – och därmed mer tid för strategiskt arbete.
Bättre kassaflöde
Dessutom kan automatiseringen förbättra kassaflödet genom att säkerställa snabbare betalningar och en mer strukturerad uppföljning av förseningar.
Starkare kundrelationer
AI-system kan också anpassa påminnelser baserat på kundernas betalningshistorik, vilket stärker relationerna och ökar sannolikheten för snabba betalningar.
Helhetsvy genom smarta integrationer
Genom att integrera automatiserade kundreskontralösningar med andra system, som exempelvis ERP eller CRM, får du en helhetsbild av företagets ekonomiska situation, vilket gör det enklare att fatta informerade beslut.
För att summera: Automatiseringen är inte bara en effektivitetshöjare – det är ett strategiskt verktyg för att hantera både dagens och framtidens utmaningar.
I takt med att du digitaliserar och automatiserar ditt företags I2C-process kommer du också att kunna samla in mer data från de olika stegen. Detta ger dig i sin tur möjligheter att träna upp modeller för AI och maskininlärning som kan användas för att förfina dina betal- och kommunikationsflöden. Varför inte sätta mål baserat på KPI:er som är viktiga för din verksamhet och kontinuerligt optimera mot bättre och bättre resultat? Målen kan handla om att få in betalningar snabbare till att minska churn – eller er pappersförbrukning från postala fakturor.
Vidare läsning: Mobiloperatören hallon strävar efter att minska skuldsättningen i samhället. Inspireras av hur de minskade sina inkassoärenden med 80 % genom att experimentera sig fram till en kundvänlig kravhantering som både skapar affärsvärde och förebygger kundtapp.
För att bygga en effektiv Invoice-to-Cash (I2C)-process behöver du först och främst digitalisera hela kundreskontraprocessen. Genom att automatisera viktiga moment som fakturering och betalningsuppföljning kan ditt företag minska betalningstider, förbättra kassaflödet och samtidigt spara värdefull tid.
Automatisering av I2C är också en central del av en bredare ekonomiautomatisering. Med rätt lösningar kan du effektivisera insamlingen av fordringar, säkerställa att betalningar hanteras smidigt och skapa en mer förutsägbar kassaflödesprognos. Dessutom frigör du resurser för teamet, som istället kan fokusera på strategiska aktiviteter.
Så kan automatisering revolutionera din I2C-hantering
Företag som implementerar automatisering i sina I2C-processer drar nytta av fördelar såsom:
Realtidsintegrationer: API-lösningar kopplar samman dina ERP- och CRM-system för att möjliggöra sömlösa flöden, utan manuell informationsinmatning.
Automatisk betalningsmatchning: AI-driven automatisering eliminerar behovet av manuella avstämningar och förkortar cyklerna.
Prediktiv analys: Modeller för AI och maskininlärning, tränade på data från dina betalflöden, gör det möjligt att identifiera kunder som riskerar att missa betalningar och agera proaktivt.
Tre viktiga KPI:er att följa när du optimerar Invoice-to-Cash-processen
För att säkerställa att dina optimeringar av I2C-processen bidrar till att stötta dina affärsmål är det viktigt att välja ut rätt KPI:er att mäta kontinuerligt. Här är tre exempel på relevanta faktorer att följa:
Days Sales Outstanding (DSO): Färre antal dagar mellan fakturering och betalning är en viktig indikator på att ditt kassaflöde förbättras.
Matchningsgrad: När andelen betalningar som automatiskt matchas mot fakturor ökar vet du att din interna administration minskar.
NPS (Net Promoter Score): Kundnöjdhet påverkas av en rad faktorer, men smidiga betalningsflöden spelar en viktig roll – särskilt för företag med “tysta” produkter där betalningstillfället är en av få naturligt återkommande kontaktytor med kunderna.
Genom att optimera din Invoice-to-Cash-process med hjälp av automatisering och AI-drivna lösningar kan du förbättra företagets kassaflödesprognoser och minska likviditetsproblem. Automatiseringen säkerställer att påminnelser skickas i tid, betalningar följs upp effektivt och avvikelser hanteras snabbt. Detta ökar inte bara effektiviteten utan gör det också enklare att förutse kassaflöden, vilket i sin tur ger dig bättre kontroll över företagets finansiella hälsa.
Med tydligare och mer pålitliga prognoser kan du planera verksamheten mer strategiskt och minska risken för likviditetsbrist. Att implementera automatisering i I2C-processen är därmed en investering i ditt företags långsiktiga ekonomiska stabilitet.
Med hjälp av datadrivna insikter kan du kontinuerligt öka träffsäkerheten i dina kassaflödesprognoser, men också förfina dina kreditriskanalyser för att förutse betalningsförmåga hos nya kunder. På så vis förebygger du sena betalningar, och därmed även problem med kassaflödet – samtidigt som du ger dina kunder en mer positiv upplevelse.
Sector Alarm använder Billograms plattform för att optimera sin Invoice-to-Cash-hantering. Efter att ha implementerat plattformen i Sverige, Norge och Finland har säkerhetsföretaget sett imponerande förbättringar inom viktiga KPI:er, som exempelvis:
Ökad digital distribution (96% i Norge, 85% i Sverige, 70% i Finland)
Minskad kostnad per faktura
Fler kunder betalar i tid
Färre påminnelser (och inkassoärenden)
98-99% betalningsgrad efter 60 dagar i alla tre länder
Så här kommenterar Bjørnar Bukholm, fd. Group CFO på Sector Alarm, förändringen:
“Det har blivit enklare för våra kunder att ta emot, förstå och betala sin faktura. Att fler betalar i tid har förbättrat vår cash flow. Vi har också mer än halverat antalet påminnelser vi skickar ut, vilket medför lägre kostnader för oss och en bättre upplevelse för våra kunder.”
minskning av kundtjänstärenden
fler fakturor betalas i tid
minskning av inkassoärenden
Billograms plattform för fakturering och betalning är full av smarta funktioner som stöttar din affär. Dessutom kan den enkelt integreras med dina övriga affärssystem för en flexibel och framtidssäker lösning. Företag i en rad olika branscher använder redan plattformen – och Billogram som strategisk partner – för att optimera sina I2C-processer. Det ger en rad fördelar, såsom minskad administration, färre kundtjänstärenden och smidigare kundupplevelse.
Vill du veta hur vi kan hjälpa just ditt företag?