Faktura-til-kontanter (I2C) er den komplette prosessen fra fakturautstedelse til mottak og registrering av betalinger. Når den er optimalisert, hjelper den bedriften din med å redusere manuelt arbeid, forbedre kontantstrømmen og levere en bedre kundeopplevelse.
Mens faktura-til-kontant prosessen varierer mellom bransjer som telekommunikasjon, energi og forsikring, følger den vanligvis fem nøkkeltrinn. Nedenfor går vi gjennom hvert trinn, hvordan optimalisere det, og forretningspåvirkningen av dette.
Prosessen begynner med å lage klare og nøyaktige fakturaer som kundene lett kan forstå. Alle viktige detaljer - som fakturanummer, kunde- og selskapsinformasjon, samt betalingsvilkår - bør være tydelig beskrevet.
Tips - Jo mer manuelt arbeid det er i dette trinnet, desto større er risikoen for feil, noe som skaper unødvendig administrasjon for deg - og frustrasjon for kundene dine. Bruk digitale verktøy for å automatisere faktureringen så mye som mulig.
Når fakturaene er opprettet og verifisert, oppstår det neste viktige spørsmålet - Hvordan kan du sikre at de når riktig mottaker i tide og med maksimal presisjon?
På dette stadiet sendes fakturaer til kundene gjennom deres foretrukne kanaler, som e-post, SMS eller tradisjonell post. Selv kunder med direkte debet drar nytte av en varsling om kommende uttak.
Tips - Reduser antall papirfakturaer ved å gjøre det enkelt og attraktivt for kundene å bytte til digital fakturering eller direkte debet. Gi tydelig, handlingsdyktig informasjon - for eksempel en QR-kode på fakturaen - og en prosess som kan fullføres direkte via mobil.
Uansett hvordan kundene betaler - enten med kort, direkte trekk, Swish eller bankoverføring - trenger du en pålitelig måte å matche betalinger med fakturaer på. Dette gjelder også håndtering av OCR-feil og andre avvik.
Tips - Smarte digitale verktøy for effektiv kundefordringshåndtering inkluderer automatisert fakturamatching, som sikrer at betalinger tildeles riktig - selv om et OCR-nummer inneholder feil.
Når betalinger ikke matcher fakturaer korrekt, eller når de er forsinket, er det neste kritiske steget - Hvordan håndterer du dette uten å skade kundeforholdene?
En viktig del av I2C-prosessen er å definere en klar strategi for forsinkede betalinger. Skal du sende én eller flere påminnelser, eller gå direkte til inkasso hvis en betaling er forsinket?
Tips - Skreddersy innsamlingsstrategien din basert på kundens historie og atferd. Kunder som har gått glipp av en betaling én gang kan ledes inn i en "mykere" flyt, mens vanlige forsinkelsbetalere krever strengere tiltak. Bruk digitale verktøy for å automatisere disse flytene basert på forhåndsdefinerte utløsningsmekanismer og analyser kontinuerlig data for å optimalisere prosessene.
Det siste steget i I2C-prosessen er å loggføre alle betalinger, fakturaer og avvik i regnskapssystemet ditt, noe som sikrer full gjennomsiktighet og samsvar.
Overvåk selskapets økonomiske helse.
Ta forretningsbeslutninger basert på relevante data.
Vær bedre forberedt på revisjoner.
Tips - Å kontinuerlig og systematisk samle inn og analysere data fra fakturering, betaling og innkrevingsprosesser gir verdifulle innsikter som hjelper virksomheten din med å oppnå viktige mål. Å forstå kundens betalingspreferanser og reaksjoner på ulike strategier bidrar til å forhindre sent betaling, øke tilfredsheten og redusere kundefrafall.
Ytterligere lesing - Lær mer om hvordan data fra faktura-til-kontant prosessen kan støtte virksomhetens mål i vår artikkel, "4 måter å optimalisere betalingstrømmer med datadrevne innsikter."
Her er noen vanlige utfordringer i I2C-prosessen og deres innvirkning på effektivitet og lønnsomhet.
Til tross for nylige fremskritt innen digitalisering, forholder mange selskaper seg fortsatt til manuelle arbeidsflyter i deler av I2C-operasjonene deres. Dette fører til ineffektiv administrasjon, unødvendig tids- og ressursforbruk, og en økt risiko for feil.
Manglende riktig oppfølging er et vanlig problem som kan føre til likviditetsproblemer. Mange selskaper mangler også verktøyene som trengs for å ta en helhetlig tilnærming til betalingsforsinkelser – eller for å forhindre at de skjer i utgangspunktet.
Store organisasjoner driver ofte med komplekse IT-infrastrukturer bestående av en blanding av eldre systemer, skreddersydde verktøy og eksterne applikasjoner. Dette gjør det vanskelig å koble ERP, CRM og faktureringssystemer på en måte som muliggjør automatisering og optimalisering. Systemfragmentering begrenser også skalerbarhet og vekst – spesielt når man går inn i nye markeder.
Betalingsopplevelsen spiller en større rolle i den totale kundetilfredsheten enn mange selskaper innser. Frustrasjoner som uklare fakturaer, dårlig kommunikasjon rundt prisendringer, eller kompliserte prosesser for oppsett av direkte belastning kan skade tilliten og svekke kundeforholdet.
Håndtering av selskapets kundefordringer er en kritisk - men ofte svært tidkrevende - del av Invoice-to-Cash (I2C) prosessen. Selv om deler av prosessen er digitalisert, kreves det ofte manuell avstemming på grunn av data fra forskjellige kilder og systemer som ikke kommuniserer sømløst med hverandre.
Å delegere håndteringen av kundefordringer til en ekstern partner kan virke tiltalende. Noen selskaper velger å selge fakturaene sine til et faktureringsselskap, som så overtar kravet og tar ansvar for å inndrive ubetalte fakturaer fra kunder.
Fordelen med denne tilnærmingen er at det frigjør interne ressurser, noe som lar teamet ditt fokusere på mer strategisk arbeid. Ulempen er imidlertid at du også delegere en viktig del av kundene dine relasjoner til en tredjepart hvis forretningsmodell og økonomiske insentiver kanskje ikke stemmer overens med merkevaren din og kommunikasjonstrategien.
I tillegg vil eventuelle kunder som er misfornøyde med hvordan faktureringsselskapet håndterer innkreving, rette frustrasjonen sin mot din virksomhet - og ikke mot tredjepartsleverandøren.
For å redusere den administrative byrden ved håndtering av kundefordringer samtidig som du opprettholder kontrollen over kundeforhold, er automatiseringsverktøy en verdifull løsning. Ved å automatisere nøkkelprosesser kan du etablere klare regler for ulike scenarier og sette opp arbeidsflyter som utløser de riktige handlingene på riktig tidspunkt under I2C-prosessen.
Automatisering av håndtering av kundefordringer fører til betydelige forbedringer i hvordan selskapet ditt håndterer betalinger og kontantstrøm. Her er noen av fordelene:
Mer effektive arbeidsflyter - AI-drevne løsninger kan effektivisere prosessene ved å automatisk sende påminnelser, overvåke fakturaer og oppdage avvik i sanntid. Dette reduserer behovet for manuelle, tidkrevende oppgaver som fakturakopling og sporing av forfalte betalinger.
Mer tid for strategisk arbeid - Automatisering reduserer betydelig arbeidsbelastningen for teamet ditt, og lar dem fokusere på mer verdidrevne og strategiske initiativer.
Forbedret kontantstrøm - Ved å sikre raskere betalinger og strukturere oppfølgingene mer effektivt, kan automatisering forbedre selskapets likviditet.
Styrkere kundeforhold - AI-drevne påminnelser kan tilpasses basert på kundenes betalingshistorikk, noe som hjelper til med å bygge tillit og øker sjansen for rettidig betaling.
En komplett økonomisk oversikt gjennom smarte integrasjoner - Ved å integrere automatiserte kundefordringsløsninger med andre forretningssystemer, som ERP- og CRM-plattformer, får du en helhetlig oversikt over selskapets økonomiske situasjon. Dette gjør det lettere å ta informerte beslutninger og optimalisere økonomisk planlegging.
Oppsummert, automatisering er mer enn bare en effektivitetssykler - det er et strategisk verktøy som hjelper selskapet ditt med å håndtere både nåværende og fremtidige økonomiske utfordringer. Ved å implementere automatiserte arbeidsflyter, forbedrer du ikke bare drifts effektiviteten, men skaper også et skalerbart grunnlag for bærekraftig vekst.
Når du digitaliserer og automatiserer selskapets I2C-prosess, vil du også kunne samle inn mer data fra hver fase. Dette gjør det mulig for deg å trene AI- og maskinlæringsmodeller for å forbedre betalings- og kommunikasjonsflyter. Hvorfor ikke sette mål basert på KPI-er som betyr noe for din virksomhet og kontinuerlig optimalisere for bedre og bedre resultater? Disse målene kan variere fra å akselerere betalinger til å redusere kundefrafall - eller til og med kutte ned på papirforbruket fra fysiske fakturaer.
Ytterligere lesning - Mobiloperatøren Hallon har som mål å redusere gjeldsnivåene i samfunnet. La deg inspirere av hvordan de reduserte sine innkrevingssaker med 80 % ved å eksperimentere seg frem til en kundevennlig purringsprosess som både skaper forretningsverdi og forhindrer kundefrafall.
For å bygge en effektiv Invoice-to-Cash (I2C) prosess, er det første steget å digitalisere hele arbeidsflyten for kundefordringer. Ved å automatisere viktige oppgaver som fakturering og betalingsoppfølging kan bedriften din forkorte betalingssykluser, forbedre kontantstrømmen og spare verdifull tid.
I2C automatisering er også en nøkkelkomponent i bredere automatisering av finansprosesser. Med de riktige løsningene kan du effektivisere innkrevingsprosessene, sørge for smidig betalingshåndtering og lage mer forutsigbare kontantstrømprognoser. I tillegg frigjør automatisering ressurser for teamet ditt, slik at de kan fokusere på strategiske initiativer i stedet for manuelle oppgaver.
Bedrifter som implementerer automatisering i sine I2C-prosesser får nytte av:
Sanntidsintegrasjoner – API-løsninger kobler ERP- og CRM-systemene dine for å muliggjøre sømløse arbeidsflyter uten manuell datainntasting.
Automatisert betalingsmatching – AI-drevet automatisering eliminerer behovet for manuelle avstemming og forkorter betalingssykluser.
Forutsigende analyser – AI- og maskinlæringsmodeller, trent på betalingsdataene dine, hjelper med å identifisere kunder med risiko for sene betalinger og muliggjør proaktiv inngripen.
For å sikre at I2C-optimaliseringene dine støtter forretningsmålene dine, er det avgjørende å kontinuerlig måle de riktige KPIene. Her er tre viktige måleparametere å overvåke:
Days sales outstanding (DSO) – Et lavere antall dager mellom fakturering og betaling er en sterk indikator på forbedret kontantstrøm.
Matching rate – En økende prosentandel av betalinger som automatisk matches med fakturaer signaliserer redusert administrativ arbeidsmengde.
NPS (Net Promoter Score) – Kundetilfredshet påvirkes av mange faktorer, men smidige betalingsprosesser spiller en nøkkelrolle - spesielt for selskaper med "stille" produkter der fakturering er et av de få gjentakende berøringspunktene med kunder.
Ved å fokusere på disse måleparametrene og utnytte automatisering kan bedriften din optimalisere kontantstrømmen, forbedre kundens opplevelse og redusere driftsmessige ineffektiviteter.
Ved å optimalisere faktura-til-kontant prosessen din med automatisering og AI-drevne løsninger, kan du forbedre kontantstrømprognoser og minimere likviditetsrisiko. Automatisering sikrer at påminnelser sendes i tide, betalinger spores effektivt, og avvik raskt løses. Dette øker ikke bare effektiviteten, men gjør det også lettere å forutsi kontantstrøm, noe som gir deg bedre kontroll over selskapets økonomiske helse.
Med klarere og mer pålitelige prognoser kan du planlegge driften din mer strategisk og redusere risikoen for kontantstrømmangel. Å implementere automatisering i I2C-prosessen din er derfor en investering i selskapets langsiktige økonomiske stabilitet.
Datadrevne innsikter forbedrer ikke bare nøyaktigheten av kontantstrømprognosene dine, men finjusterer også kredittrisikoanalysen, og hjelper deg med å vurdere betalingskapasiteten til nye kunder. Denne proaktive tilnærmingen reduserer risikoen for forsinkede betalinger, styrker kontantstrømmens stabilitet, og forbedrer den totale kundeopplevelsen.
Sector Alarm bruker Billogram sin plattform for å optimalisere sin faktura-til-kontant håndtering. Etter implementeringen av plattformen i Sverige, Norge og Finland, har sikkerhetsselskapet sett imponerende forbedringer i nøkkel-KPIer, inkludert:
Økt digital distribusjon (96% i Norge, 85% i Sverige, 70% i Finland).
Redusert kostnad per faktura.
Flere kunder som betaler i tide.
Færre betalingspåminnelser (og inkassosaker).
98-99% betalingsrate etter 60 dager i alle tre land.
Bjørnar Bukholm, tidligere konserndirektør for økonomi i Sector Alarm, kommenterte transformasjonen:
“Det har blitt lettere for våre kunder å motta, forstå og betale fakturaene sine. Flere kunder som betaler i tide har forbedret vår kontantstrøm. Vi har også mer enn halvert antall påminnelser vi sender ut, noe som har redusert kostnadene for oss og skapt en bedre opplevelse for kundene våre.”
reduksjon i kundeservice saker
flere fakturaer betalt i tide
reduksjon i innkrevingssatser
Kontakt oss i dag for å diskutere hvordan vi kan hjelpe virksomheten din!