Del 4: Bortom Excel - från rapportering till användbar realtidsdata

Den här serien består av 5 delar, som var och en innehåller olika steg som du kan ta med din organisation. Mest får du ut av kursen om du läser alla delar, men när du sedan ska tillämpa det du har lärt dig finns det ingen optimal ordning. Börja med det som är viktigast för er och välj bort det som inte är relevant.

Välkommen till del 4 av 5 i Billograms mejlkurs för verksamhetsutvecklare. Missade du de tidigare delarna kan du läsa dem här:

Del 1: Digital mognad
Del 2: Kundupplevelsen
Del 3: Innovation

I den här delen ska vi titta på en verklighet bortom Excel där data blir användbar, omedelbart. Du får lära dig hur exakta beräkningar i realtid kan påverka organisationen, förstå vilka möjligheter som finns i dag och hur du kan använda ekonomiavdelningen för att fatta beslut.

####Sista biten i pusslet Om vi snabbspolar till år 2020 och din organisationen lever enligt idéerna i de första tre delarna av den här kursen kommer ni ha helt nya förutsättningar för tillväxt. Du har i så fall lyckats bygga upp en digital mognad, genomfört en digitalisering med fokus på era kunder och byggt upp förmågan till innovation. ==Förhoppningsvis överlever ni inte bara förändringen, utan blomstrar i den.==

Men fortfarande saknas en bit i pusslet. En bit som om den används på rätt sätt fungerar som raketbränsle. Den biten är att samla in, analysera och översätta data till användbar information.

I stort sett allt som dina potentiella och befintliga kunder gör lämnar digitala ledtrådar efter sig. De kan vara allt ifrån beteenden på en webbplats till hur länge en intern arbetsuppgift tar. Om du är flitig nog att samla in ledtrådarna, analytisk nog att förstå dem och klok nog att omsätta dem till beslutsunderlag kommer ==effekten av allt annat du gör att mångdubblas. Data blir, utan att överdriva, allt viktigare för var dag som går.==

Såhär säger tre av 22 experter som tillfrågats av import.io om de trenderna för data under 2016:

3 steg för att för att få ut mer av datan

1. Samla in
Först och främst måste du samla in datan. ==För att veta vilken data du ska samla in behöver du veta vad du ska ha den till.==

Jonas Suijkerbuijk, en av grundarna bakom Billogram, förklarar det såhär:

Om man tittar på en organisations affärer ur ett makroperspektiv handlar det om att organisera resurser på ett sätt som skapar ett övervärde. För att fördela resurserna effektivt behöver man testa olika kombinationer av resurser och strategier och jämföra dem för att hitta den optimala kombinationen.

För varje sekund som man inte använder resurserna optimalt har man en alternativkostnad och uppnår inte sin fulla potential. Lättillgänglig data som analyseras och används på rätt sätt hjälper organisationer att hitta de här optimala kombinationerna av resurser och strategier.

==Data är alltså ett verktyg för att fatta bättre beslut inom en organisation.== Den smarta organisationen säkerställer att de är datainformerade, inte datastyrda. Skillnaden utgörs av förmågan att nyttja data som stöd för beslut, inte som en absolut sanning.

Med hjälp av lättlillgänglig data slipper du gissa eller förlita dig på logik för att optimera hur ni använder era resurser och strategier. Och det handlar om tidsspannet från att ni fattar beslutet till att ni kan verkställa det.

2. Hitta rätt data utifrån era mål
Om nu datan är ett verktyg för att fatta bättre beslut om hur ni ska organisera era resurser, måste ni vara tydliga med vilka beslut ni vill att datan ska hjälpa er att fatta. ==Med en tydlig lista över mål och utmaningar blir det lättare att avgöra vilka insikter ni vill få genom datan och därigenom vilken data ni bör samla in.==

Börja i liten skala med specifika mål, så som att:

• öka kännedomen om varumärket
• reducera kostnaderna i leverantörsflödet
• öka återförsäljningen
• minska avvisningsfrekvensen på webben
• minska spilltiden i kundtjänst
• maximera kundupplevelsen i alla kontaktytor
• få snabbare och oftare betalt på era fakturor

3. Verktyg för att samla in data
Du kan hitta användbar data både inom företaget och även annan öppen tillgänglig data på marknaden. Dina CRM- och ERP-verktyg erbjuder viktiga insikter om kunder och anställda. Även sociala medier och Google Analytics håller koll på kundernas beteende.

Du kan dessutom mäta det mesta du gör internt. Många verktyg och program lagrar data automatiskt, i andra fall får man vara lite uppfinningsrik. Oavsett vilket är det oftast lätt att samla in data när man väl har bestämt sig för vad det är man vill ha.

Här kommer en lista på program som hjälper dig samla in data från era kunder:

• Google Analytics (heltäckande webbanalysverktyg)
• Delighted (gör snabba NPS-undersökningar)
• SurveyMonkey (gör enkla webbenkäter och frågeformulär)
• Mixpanel (visar hur människor använder din app)
• Optimizely (låter dig testa och samla data för dina digitala upplevelser)
• Kissmetrics (hjälper dig gruppera och segmentera dina kunder)
• Intercom (spårar och filtrerar kunddata i realtid)
• Hotjar (låter dig analysera beteenden på din webb)
• Qlik (intuitivt analysverktyg)
• Gavagai (analyserar och sammanfattar stora textmassor utifrån t.ex. attityder och ämnen)

####Analysera Traditionellt har de flesta organisationer analyserat och rapporterat med hjälp av Excel. Användarna gillar ofta kontrollen Excel ger, att snabbt kunna skapa modeller och grafik. Det råder ingen tvekan att många sköter sin rapportering i Excel, vilket inte är något konstigt. Dock är det viktigt att komma ihåg att Excel har sina begränsningar.

• Det kräver mycket manuell inblandning.
• Det är svårt att uppdatera gammal data.
• Flera versioner av samma dokument brukar börja cirkulera.
• Du får lägga mycket tid på att förbereda analysen, tid som försvinner från själva analysarbetet.

När du har en hammare ser allt ut som spik

Det finns ett talesätt som säger att för den som har en hammare ser allt ut som spik. Innebörden är tydlig: när man har en viss typ av verktyg börjar man se lösningarna på alla problem i ljuset av det verktyget. Det leder till stora begränsningar och i slutändan dåliga resultat.

Excel har länge varit den här hammaren för många. En hammare som visserligen fungerar för att slå ner en spik, men som inte räcker till för den som vill bygga hela huset.

Vad behöver du för verktyg då? Vad finns det för alternativ till Excel för att analysera data på ett smidigt sätt? Här kommer en checklista:

• Det ska vara enkelt att använda.
• Det ska koppla direkt mot den källa av data du vill analysera.
• Du ska snabbt kunna visualisera resultaten.
• Du ska kunna ställa frågor till din data och få snabba, korrekta svar.

Här kommer några program som du kan börja bekanta dig med:

Geckoboard och Klipfolio
Geckoboard och Klipfolio är två verktyg för att ta hand om all typ av data. Verktygen låter dig skapa visuella dashboards över din viktigaste affärsdata i realtid så att alla som behöver snabbt kan ta beslut utifrån vanliga KPI:er kopplade till era viktigaste mål.

Periscope data och Domo Businesscloud
Persicope Data är ett smart verktyg som låter dig ställa SQL frågor och som kopplar ihop med dina databaser. Därefter är det enkelt att analysera, spara och dela datan.

Domo Business Cloud kallar sig själva “The world’s first open, self-service platform for running your entire business.” Du får tillgång till över 1 000 appar och kan smidigt koppla ihop det med din data, hämta in insikter av mer social karaktär (konversationer, beteenden etc.), visualisera allt du behöver i realtid och mycket mer.

Översätt till användbar information

Om du följer steg 1 och 2 i den här delen av kursen kommer du ha en stor mängd relevant data, inte bara på marknadsavdelningen (som fallet ofta är) utan på hela företaget, och inte minst på Ekonomiavdelningen.

Jonas Suijkerbuijk tror att intern ekonomirapportering kommer byggas in i allt annat som en organisation gör.

Ju mer data som finns tillgänglig desto viktigare kommer internrapportering bli. Internrapportering borde byggas in i all annan verksamhet. Drömmen för alla företag borde vara att ha en dashboard över allt som händer, som visar hur lönsamheten ser ut i olika funktioner under en hel kundresa till exempel, från sälj och marknad till produktion och kundtjänst, förklarar Jonas.

Relaterad läsning: Sanningens minut! Så blir fakturan en positiv del av kundupplevelsen.

Ett vanligt sätt att översätta datan till användbar information är alltså hjälp av dashboards som i realtid visualiserar datan. I filmen nedan visar IBM i en kort film hur t.ex. tennis kan översättas till meningsfull data för besökare utan förmodade data-kunskaper:

Tillsammans med de andra delarna av den här serien har du nu en kraftfull uppsättning principer och steg som du kan börja jobba med på din organisation när som helst och i den ordning som passar er. Samtliga delar finns publicerade här på vår blogg.

Du som läser det här vet att framtiden tillhör den innovativa och digitaliserade organisationen. Mer matnyttigt innehåll är vår checklista för digital affärsutveckling som vi tagit fram efter ett antal intervjuer med specialister inom digitalisering, innovation och tjänstedesign. Ladda hem den här!

I nästa del, den sista, får du din egen version av e-boken Playbook of Technology.

Del 5: Playbook of Technology
I den sista delen får du en alldeles egen Playbook of Technology som introducerar dig till en rad verktyg som tillsammans med den kunskap du fått i den här kursen öppnar upp en rad spännande möjligheter.