Case: Varsego, här kommer framtidens fakturalösning

Varsego bildades 2009 på initiativ av Unilever, och ägs gemensamt av 17 oberoende ägare. Glass har man dock levererat i över 50 år.

Idag levererar Varsego GB glass och andra välkända varumärken till landets alla hörn. En av deras styrkor är just den stora kunddatabasen och den goda lokalkännedomen, i och med mångårig erfarenhet och att Varsego finns på 28 olika platser i Sverige.

Vi har träffat Hanna Drabble, CFO på Varsego, och pratat om digitalisering, framtiden, och kundkommunikation.

– Lokal anpassning kan vara en utmaning, berättar Hanna. Men det är också en av våra stora styrkor eftersom våra ägare finns runtom i hela landet, och här hjälper Billogram oss att sprida det ännu bättre. Det var en av sakerna vi tyckte var bra. För att kunna öka digitaliseringen och därigenom visa vad vi erbjuder, lägga till kampanjer, och lätt ändra informationen och göra den mer lokalt anpassad.

####Varför såg ni över faktureringsprocessen? – Vi ville ha en modernare och smidigare lösning. Att kunna skicka ut riktad information, till exempel per område, till alla som får fakturan. Hittills har vi skickat samma kampanjer och samma information till alla.

– Nu har vi ytterligare en kanal genom vilken kunderna kan kommunicera med oss. Nu kommer kunden dessutom direkt till rätt grossist om kunden tar kontakt via webbfakturan, så kommunikationen är bättre.

– Det hela ligger i linje med det serviceerbjudande vi vill ge våra kunder. De kan se vad som har hänt på fakturan, skriva ut en kopia direkt, se vad som har förfallit, och så vidare. Allt är tydligt på Billogram.

"76 % av svenska kunder tar gärna emot personlig information på sin faktura" – undersökning från Novus, november 2017

####Hur har implementeringen gått? – Det gick bra. Det dyker ju alltid upp saker som man inte har förutspått eller haft med i testerna, men sådant lär man sig att hantera. Det som har varit Billograms styrka är att vi alltid känner att de tar till sig av allt som sägs. Även om det inte går att lösa rent tekniskt så får vi svar direkt, och det som går att ordna har ordnats.

“Billogram känns inte som ett företag där man försvinner in i mängden. Man känner sig väldigt viktig som kund.”

I och med ett byte till någonting nytt så lyfts ofta många röster om detta. Hanna berättar att man på Varsego hanterat detta genom att skicka ut tips och lösningar till samtliga ägare, istället för att endast skicka till den det berör. På så vis kan hela Varsego lära sig av varandra. Även på kundsidan har man sett att det fungerar utmärkt.

####Har du något tips till den som står inför en liknande förändring? – Det kan vara bra att testa hela flödet med några slutkunder också. Det är viktigt att inte bara tänka på det som vi på huvudkontoret tycker är viktigt, utan att även fråga kunderna vad de tycker. Vad som är viktigt för oss på ekonomiavdelningen är inte nödvändigtvis det viktigaste för kunden.

####Har ni sett några effekter av övergången? – Vi kan se att digitaliseringen ökat väldigt snabbt. Till exempel har vi redan sett hos en av våra grossister att webbfakturan har gått över 50% den senaste månaden. Det var väldigt trevligt. Dessutom är vi miljöcertifierade så detta är ett bra steg även i den aspekten.

“Hos en av våra grossister har webbfakturan redan gått över 50%”

– Vi kommer att fortsätta jobba med förflyttning till webbfakturor för att minska andelen papper. Dessutom räknar vi med att kunna nå ut med mer lokalanpassade kampanjer och meddelanden. Vi finns ju i hela landet och känner våra kunder väl, och detta kommer kunna hjälpa oss att bli ännu mer anpassade lokalt.

– Att snabbt och enkelt kunna bli mer digitala är en av de främsta fördelarna med Billogram. Vi vill ju bli bättre och modernare, och detta är en bra pusselbit i vårt digitala arbete.

“De senaste 2 månaderna har digitala utskick ökat med 25%”

På Varsego har arbetet med Billogram bara börjat, och vi ser fram emot att följa deras resa och vara en del av deras digitala transformation. Att digitalisera en förlegad affärsprocess som fakturan betyder både stora effektiviseringsvinster och en markant bättre kundupplevelse.

Hör av dig om du vill veta mer!

INTRESSANTA FAKTA

- Hos en grossist skickas redan över 50% av fakturorna som webbfakturor
- Omsätter över en halv miljard per år
- De senaste 2 månaderna har digitala utskick ökat med 25%
- Säljer ca 5 miljoner glasstrutar/år