Case: Familjens Jurist om skilsmässan från traditionella fakturor
Familjens Jurist är Sveriges största humanjuridiska byrå – det vill säga störst inom familjerätt, med kontor i hela landet. Familjens Jurist består av både bolagsdrift och 45 stycken franchisetagare som 2015 förvärvades av Juristbyrån. Från och med oktober förra året agerar alla dessa under det gemensamma varumärket Familjens Jurist.
Vi har pratat med Ulrika Ugge, kontorschef på Familjens Jurist, om deras övergång till Billogram och framtidens fakturaformat.
#####Hur kom det sig att ni valde att se över faktureringsprocessen? – Det var Familjens Jurist och koncernen som helhet som hade börjat se över alla sina processer. Ekonomi med fakturering, inkassohantering, och allt däremellan dök då upp som en del i det arbetet. Jag fick uppdraget att titta på detta och började sondera marknaden.
#####Vad var viktigt för er i denna process? – Valmöjligheterna för våra kunder var en viktig del, då våra kunder är väldigt olika. Fakturorna måste därför kunna skickas och anpassas efter olika former av behov. Man ska kunna betala på olika sätt, kunna styra betalningsvillkoren, enkelt att styra om det ska gå ut en påminnelse eller inte, och allt detta i ett gränssnitt som gör det enkelt att hantera alltihop.
#####Vad fick er att välja Billogram? – Vi hade två spelare kvar. Jag fick en känsla, som visade sig stämma, av att Billogram är mer snabbrörliga. Detta är något som jag gillar, då jag är en flexibel person som gillar snabba beslut. Så det blev i slutändan den rekommendationen som jag gav till styrgruppen, att välja “paketet” Billogram.
#####Hur gick implementationen? – Fort! Billogram har nog aldrig implementerat någon så snabbt. Det beror nog till stor del på att vi var så få inblandade. Det var jag, en från ekonomiavdelningen, två från systemleverantöravdelningen, och två från Billogram. Så vi var bara sex stycken, och att hålla ihop, kommunicera och få till möten med sex personer är förhållandevis lätt. Alla var dessutom väldigt dedikerade. Det var det här samarbetet mellan alla parter som gjorde att vi fick det att funka.
#####Hur var hanteringen och stödet från Billogram? – Jättebra. Man upptäcker förstås små farthinder längs vägen, men sådant har alltid justerats. Det är ju ett antal hundra jurister som berörs av denna förändring och det har gått hur smidigt som helst.
“Kunderna betalar nu ännu snabbare än 14 dagar! Så effekten blev den motsatta jämfört med vad som befarades.”
#####Hur togs det emot internt och av kunderna? – Internt har det funkat jättebra. Juristerna fakturerar nu löpande istället för en gång i månaden och det tycker de är jättesmidigt. Kunderna har också reagerat väldigt väl! En av de stora skillnaderna mellan bolagsdrift och franchisedrift var att man haft olika betalningsvillkor, med 14 respektive 30 dagar. Så franchise behövde ändra till 14 dagar vilket var en jättestor grej för dem. De menade på att kunderna inte skulle hinna betala, att det skulle bli påminnelseavgifter, och så vidare. Men istället blev resultatet att kunderna nu betalar ännu snabbare än 14 dagar! Så effekten blev den motsatta jämfört med vad de befarade.
Summa summarum så har det tagits emot väldigt, väldigt väl. Folk tycker det är modernt, snyggt, och de säger i princip att “det här har vi väntat på”.
“Även den starkaste motståndaren till förändring kommer hänföras av att se moderniteten och smidigheten i Billograms tjänst”
#####Vad har du för tips till andra som står inför en övergång till Billogram? – Om du som projektledare inte har bra koll på ekonomi, se då till att du jobbar väldigt nära någon som har det och som är dedikerad till projektet. Du behöver någon med den kunskapen att bolla med, det tror jag är det viktigaste. Och så tror jag man ska förbereda organisationen på att det som komma skall är jättemodernt, att det är “framtiden”. För även den starkaste motståndaren till förändring kommer hänföras av att se moderniteten och smidigheten i Billograms tjänst. Visa därför upp hur det fungerar och ser ut tidigt. Det finns ingen som inte kan tycka att det är jättehäftigt och jättesnyggt!
“Billogram har nästan känts som en del av oss”
#####Vad gjorde Billogram bra i denna process? – Återkopplingen! Ni har varit väldigt dedikerade och snabba med att återkoppla. Det har vi också hört från de kunder och franchisetagare som behövt prata med er. De har nog känt nästan att “Billogram är en del av oss” för att det har hängt ihop så pass mycket. Jag måste säga att det har verkligen varit en styrka hos Billogram, att man har fått mycket återkoppling. Om kontaktpersonen inte varit tillgänglig så har man alltid fått kontakt med någon annan istället. Jag har väldigt lätt att se framför mig ett långsiktigt samarbete med Billogram. Jag upplever att vi kommer att funka tillsammans, och vi vill samma sak. Och jag älskar när man hittar en samarbetspartner där man kan utvecklas tillsammans.
“Jag älskar när man hittar en samarbetspartner där man kan utvecklas tillsammans”
#####Är ni nöjda med ert val? – Ja. Jag tycker att det är jättehäftigt. Och så finns det ju massor vi ska göra framåt med marknadsavdelningen, såsom att styra erbjudanden och kommunikation på fakturan ända ner på artikelnivå – så att den reklam man får avgörs av vilken artikel fakturan avser. Det är väldigt mycket framtidstänk att jobba med sådant, och det är häftigt. Där finns stor utvecklingspotential för vår tjänst, utifrån vad Billogram har att erbjuda.
Från Billograms sida är vi glada och stolta att ha Familjens Jurist som samarbetspartner, och vi ser fram emot den resa vi har framför oss. Tillsammans jobbar vi mot ett mer kundvänligt – och modernt – fakturaflöde. Hör av dig om du vill veta mer!