4 sätt att optimera dina betalflöden med datadrivna insikter

Ser du företagets invoice to cash-process som en ren nödvändighet för att ta betalt – eller som en värdefull resurs i sin egen rätt? Slösa inte bort potentiella insikter från en av dina viktigaste datakällor. Omvandla dem till motorer för tillväxt istället. Här är fyra exempel som visar hur du lyckas.

Alla är överens om att data är det nya guldet. Tillgång till korrekt och uppdaterad data är en förutsättning för att fatta välgrundade affärsbeslut – och kunna dra nytta av teknikutvecklingen inom AI och maskininlärning. Ändå är det förvånansvärt få företag som tar vara på möjligheterna med att samla in och analysera data från en av de mest grundläggande funktionerna i verksamheten: faktura- och betalningshanteringen.

Varför använder inte alla redan den här datan?

Det finns flera skäl till att denna potentiella guldgruva av insikter inte tas tillvara bättre. Dels är faktura- och betalprocesserna sällan tillräckligt digitaliserade. En annan vanlig utmaning att dessa processer är uppdelade på flera olika externa partners, vilket gör det svårt att få en överblick av helheten. De olika aktörerna – exempelvis distributionspartners eller inkassobolag – har dessutom ofta affärsmodeller som inte ger dem några direkta ekonomiska incitament att serva dig med data (om de ens kan göra det).

4 sätt att ta vara på data – och effekterna det ger

Med rätt digitala verktyg och samarbetspartners kan du komma ifrån det här silotänket, ta ett helhetsgrepp kring dina betalflöden och dra nytta av de stora mängder data som genereras här. Men hur gör du det på bästa sätt – och vilka är de största vinsterna?

1. Optimerade distributionsflöden = bättre kassaflöde

Genom att digitalisera distributionen – och själva fakturan – kan du börja analysera din distributionsdata, och få svar på frågor som:

• När, var och på vilka enheter öppnar dina kunder sina digitala fakturor från dig?
• Hur ofta besöker de fakturan, hur länge, och var klickar de?
• När betalar de och med vilka betalsätt?

Utifrån dessa insikter kan du sätta upp regler för vad som ska ske vid olika scenarier och skapa skräddarsydda flöden som triggas igång per automatik. Bredbandsbolag i framkant använder till exempel redan helt automatiserade processer för att avsluta abonnemang för kunder som slutat betala sina fakturor.

Den här automatiseringen frigör förstås stora mängder tid internt, eftersom behovet av manuell hantering minimeras. Och din insamlade data gör att du kontinuerligt kan mäta, justera och optimera dina flöden. Därmed ökar sannolikheten att kunderna betalar sina fakturor innan de förfaller, vilket förbättrar ditt kassaflöde.

2. Mjukare påminnelser = minskad risk för churn (och färre kundtjänstärenden)

På liknande sätt kan du analysera hur och när du bör skicka ut påminnelser till kunder som (trots en optimerad fakturadistribution) missar att betala i tid. Även här kan processen skräddarsys utifrån tidigare beteende. En kund som alltid betalat i tid, men missar en enstaka gång, kan till exempel slussas in i ett “mjukare” flöde än någon som är sen för tredje månaden i rad.

Att vara sparsam med “stränga” åtgärder hjälper dig också att förebygga churn. Data från mobiloperatören Vimla visar till exempel att risken för kundtapp är sex gånger så hög bland kunder som har fått en påminnelse. Istället kan du prova förfallopåminnelser; ett vänligt mejl som skickas till kunden på förfallodatumet. Detta uppfattas betydligt mer positivt än om påminnelsen kommer när betalningen redan är sen (och dessutom medför en avgift).

Är du orolig för att tappa intäkter genom att kräva in färre påminnelseavgifter? Tänk då på att avgifterna tenderar att väcka irritation och frågor hos kunderna. En mjukare hantering kan alltså löna sig även genom minskat tryck på kundtjänst.

Tips! Inspireras av hur hallon minskade sina inkassoärenden med 80% genom kundvänligare kravhantering, baserad på datadrivna insikter.

3. Upptäck fler mönster = ta fram mer träffsäkra scoringmodeller

Ju fler datadrivna insikter du samlar om preferenser och agerande när det kommer till betalning, desto bättre kommer du att bli på att upptäcka återkommande mönster och förutspå framtida beteenden. Det hjälper dig bland annat att ta fram mer träffsäkra scoringmodeller för att bedöma betalningsviljan och -förmågan hos nytillkomna kunder.

4. Bättre rapportering = smartare affärsbeslut

Sist men inte minst: genom att samla in och analysera data kopplat till faktura och betalning på ett strukturerat sätt kan du ta fram mer korrekta finansiella prognoser och fatta mer välgrundade affärsbeslut. Men då får insikterna inte fastna hos ekonomiavdelningen, utan behöver kunna dras ut i granulära rapporter anpassade efter behov och målgrupp. Även här krävs ett helhetsperspektiv, liksom rätt verktyg och partners, för att lyckas.

Hur vill du använda insikterna för att driva tillväxt?

För att sammanfatta – med hjälp av datadrivna insikter inom faktura och betalning kan ditt företag:

• förbättra kassaflödet
• förebygga kundtapp
• minimera intern administration
• minska belastningen på kundtjänst
• fatta smartare affärsbeslut

Detta kommer att ge er nya muskler att använda för tillväxt, på det sätt som passar er strategi. Ni kan till exempel prioritera utvecklingen av nya produkter och erbjudanden, slimma organisationen för att kapa kostnader – eller investera mer i marknadsföring för att ta andelar från konkurrenterna. Möjligheterna är närmast oändliga. Hur ni använder dem är upp till er.

Vill du veta hur automatisering och digitalisering skulle kunna optimera betalflödena i ditt företag? Kontakta oss på Billogram så berättar vi mer!