5 vanlige (og kostbare) tidstyver innen fakturering og betaling

Enten målet er å kutte kostnader eller frigjøre ressurser for å utvikle bedre tilbud – ingen ønsker å bruke mer enn nødvendig på intern administrasjon. Likevel er det ofte i de mest grunnleggende prosessene at tiden (og dermed lønnsomheten) renner bort. For selv om dagens bedrifter har flyttet fakturahåndteringen fra permer til skjermer, gjenstår unødvendig mange manuelle trinn. Nedenfor har vi listet opp fem områder innen fakturering og betaling med stort potensial for effektivisering. Kjenner du dem igjen?

1. Manuell matching av faktura og betaling

Mange fakturasystemer fungerer utmerket så lenge alle opplysninger stemmer. Men så snart noe går galt – selv om det bare er ett enkelt siffer i KID-nummeret – kreves det ofte omfattende manuelt arbeid for å matche betalingen med riktig kunde og faktura. Hvis problemet ikke blir løst raskt nok, rekker kundene å få en påminnelse for en faktura de mener de har betalt, bli irriterte og kontakte kundeservice. Dette forverrer igjen kundeopplevelsen og øker den interne arbeidsbelastningen ytterligere.

2. Krevende aktivering av AvtaleGiro

En høy andel AvtaleGiro-betalinger har flere fordeler, som økt kundelojalitet og redusert risiko for feilbetalinger. Men veien dit er ofte unødvendig komplisert, både for kunder og ansatte. Har du oversikt over hvor mange trinn kundene dine må gjennom for å gå over til AvtaleGiro? Og hvordan ser prosessen ut for økonomiavdelingen din – blir hver nye AvtaleGiro-registrering en tidkrevende sak som må håndteres manuelt? Her er det vanligvis mye rom for effektivisering.

3. Korrigering av mislykkede transaksjoner

Når en betaling ikke går gjennom – for eksempel på grunn av feil kontoinformasjon eller at det mangler penger på kontoen ved en AvtaleGiro-trekk – må personalet i økonomiavdelingen ofte gripe inn manuelt. Feilsøking og korrigering av mislykkede transaksjoner kan bli rene detektivarbeidet og ta betydelig med tid.

4. Håndtering av forsinkelser og påminnelser

Hver forsinket betaling genererer merarbeid i form av påminnelser og oppfølginger. Enda mer hvis det hele utvikler seg til en inkassosak. Og ifølge en stor undersøkelse om kundetilfredshet ville mer enn halvparten av kundene kontakte kundeservice hvis de fikk et inkassokrav. Bedriften din har altså mye å vinne på å sette inn proaktive tiltak som forhindrer at forsinkede betalinger i det hele tatt oppstår.

5. Løpende systemvedlikehold

Hvis du tar med hele prosessen fra faktura til betaling: hvor mange systemer kreves totalt for at bedriften din skal kunne motta betaling fra kundene? Og hvor godt kommuniserer disse systemene med hverandre? Mange bedrifter undervurderer arbeidet som kreves for å holde sin digitale betalingsinfrastruktur sikker, i samsvar med regelverk og oppdatert. Og uten effektive integrasjoner må ansatte i økonomi og kundeservice bruke mye tid på å hoppe mellom ulike plattformer for å sjekke og overføre informasjon.

Klar til å bruke tid og ressurser smartere?

Nå som du har blitt kjent med de vanligste tidstyvene innen fakturering og betaling, er det på tide å begynne å bekjempe dem. Last ned Effektiviseringsguiden for å få konkrete tips om hvordan du kan frigjøre tid og ressurser internt, samtidig som du forbedrer kundeopplevelsen.