Slik støtter Billograms funksjoner virksomheten din

Når du først har bestemt deg for å digitalisere prosesser og kundeopplevelser knyttet til faktura og betaling – hvor skal du begynne? Med Billogram får du ikke bare tilgang til en betalingsplattform med mange smarte funksjoner. Du får også en trygg og kunnskapsrik samarbeidspartner som hjelper deg med å planlegge digitaliseringsprosessen, slik at hvert trinn støtter virksomheten din fullt ut.

Billograms betalingsplattform har en rekke funksjoner (som vi straks skal komme tilbake til). Men for at både du og kundene dine skal få størst mulig utbytte av funksjonene, må de knyttes til virksomhetens overordnede strategier og mål når det gjelder digitalisering, kundetilfredshet og mersalg.

Dette høres kanskje komplisert ut, men det er ikke noe du trenger å løse på egen hånd. I tillegg til å gi deg en SaaS-plattform blir Billogram nemlig også din strategiske samarbeidspartner. Det betyr at du og kollegene dine får tilgang til et eget team av erfarne eksperter som sammen med dere lager en langsiktig og bærekraftig plan basert på deres forutsetninger. Sammen fastsetter vi relevante delmål og KPI-er som gjør at dere når bedriftens forretningsmål på best mulig måte via plattformen vår.

Digitalisering med Billogram: riktig funksjon i hvert trinn

Du behøver ikke ta i bruk alle funksjonene i plattformen med det samme. En digitaliseringsprosess med Billogram kan snarere beskrives som en pyramide vi gradvis bygger opp sammen.

1. Bygg et solid fundament

Billograms løsning går ut på å samle alt som gjelder faktura og betalingsflyt i én og samme plattform. Det effektiviserer håndteringen og gir både kunder og medarbeidere en enklere opplevelse. Når du velger å samarbeide med oss, bruker vi den første tiden til å implementere plattformen og sørge for at alt fungerer korrekt og integreres med den eksisterende IT-strukturen. I korte trekk skal det være både enkelt for bedriften din å ta betalt og for kundene å betale.

Mål i dette trinnet kan være

  • mindre intern administrasjon
  • færre feilbetalinger
  • kortere svartid hos kundeservice (takket være færre henvendelser om faktura og betaling)
  • redusert betjeningskostnad (cost to serve)

Eksempler på funksjoner som støtter disse målene:

Interaktiv faktura

Den interaktive, digitale fakturaen er en av Billograms mest grunnleggende og populære funksjoner. Fakturaen oppdateres i sanntid hvis kunden f.eks. betaler en del av fakturabeløpet, eller hvis en medarbeider på kundeservice endrer beløpet eller utsetter forfallsdatoen. På den måten får både kunden og medarbeidere i ulike team en felles, oppdatert oversikt over hver betalingssak. Det blir dermed færre henvendelser til kundeservice om fakturaer, og kundeservice kan på sin side raskere hjelpe de kundene som likevel tar kontakt.

Automatisk matching av kunde og faktura

Billograms plattform har smarte funksjoner for å avdekke eventuelle feilbetalinger og rette det opp raskt. Dessuten matcher plattformen automatisk riktig betaling og kunde med riktig faktura.

«Den første store forandringen kundene våre merker etter at plattformen er implementert, er at det blir mye mindre administrasjonen knyttet til fakturering. Medarbeiderne i økonomiavdelingen kan bruke tiden sin på andre oppgaver enn å mate inn tall, noe de setter utrolig stor pris på.»

– Filippa Granting, Business Development Manager

2. Legg til funksjoner som reduserer negative kundeopplevelser

Neste nivå i pyramiden handler om å minimere negative kundeopplevelser, først og fremst ved å redusere risikoen for betalingsforsinkelser. En viktig forskjell mellom Billogram og andre betalingsløsninger er at vi ikke overtar eierskapet til kundefordringene dine. Vi tjener med andre ord ikke noe på at kundene dine får purringer og inkassovarsler. Målet vårt er tvert imot å gjøre det lettere for dem å betale i tide. Hver sak som går til inkasso er nemlig en svært negativ kundeopplevelse som øker risikoen for frafall.

Mål i dette trinnet kan være

  • færre papirfakturaer
  • større andel automatiske betalinger
  • mer effektiv kundekommunikasjon

Eksempler på funksjoner som støtter disse målene:

Enkel aktivering av automatiske betalinger

Billogram tilbyr en digital prosess der kundene dine kan aktivere automatiske betalinger, f.eks. AvtaleGiro, på under ett minutt. Kunden klikker på en lenke i en e-post, i en SMS eller på den digitale fakturaen (i papirfakturaer kan lenken legges i en QR-kode). Kunden identifiserer seg deretter i banken og oppgir kontoinformasjon. Allerede samme måned begynner den automatiske betalingen å gjelde.

Myke påminnelser på forfallsdato

En forfallspåminnelse innebærer at kunder som ikke har betalt ennå, får en vennlig, automatisk melding via e-post eller SMS på forfallsdatoen med en lenke de kan følge for å betale direkte. Denne «myke» påminnelsen er en mer positiv opplevelse for kundene enn en «hard» påminnelse om at fakturaen allerede har forfalt, særlig hvis de må betale purregebyr på dette.

Dynamisk distribusjon

Med Billogram kan du sette opp automatisert flyt for hvilke tiltak som skal iverksettes i ulike faser. Hvis en kunde f.eks. har mottatt en faktura på e-post, men ikke åpnet den, kan vedkommende i stedet få en SMS. Dette er en effektiv løsning for å unngå betalingsforsinkelser.

Fakturaen som kommunikasjonskanal

Billograms interaktive faktura er ikke bare et effektivt verktøy for å gi kunder og medarbeidere oversikt over aktuelle betalinger. Den er også en nyttig kanal for toveiskommunikasjon med kundene dine. Du kan legge inn klikkbare bannere med tips, informasjon og tilbud som kundene kan respondere på umiddelbart. Kundene kan dessuten stille kundeservice spørsmål direkte via fakturaen.

«En PDF-faktura på e-post er kanskje digital, men den er fortsatt statisk. En interaktiv faktura skaper mye større merverdi, fordi den oppdateres automatisk og gjør det mulig for kundene å gjøre mer selv. Når kundene skriver en melding på fakturaen, blir det dessuten automatisk sendt en e-post til kundeservice. Denne funksjonaliteten legger vi ofte inn litt senere, ettersom kundene våre ikke alltid har kapasitet til enda en kanal i støttefunksjonen sin der og da.»

– Jenny Treffner, Customer Success Manager

3. Topp pyramiden med positive og personlig tilpassede kundeopplevelser

Når bedriften din tar i bruk Billograms plattform, er det ikke bare de interne prosessene som blir mer effektive. Etter hvert gir økt digitalisering også flere data om kundenes atferd og preferanser. Disse kundedataene kommer til god nytte øverst i pyramiden, der det handler om å finpusse kundeopplevelsen og skape mersalg gjennom en personlig tilpasset løsning.

Mål i dette trinnet kan være

  • mer fornøyde kunder (NPS)
  • mindre frafall
  • økt mersalg til eksisterende kunder

Eksempler på funksjoner som støtter disse målene:

Flere betalingsalternativer

Dagens forbrukere forventer stor valgfrihet og fleksibilitet, også når det gjelder betalingsløsninger. Med Billograms plattform kan du legge til flere betalingsmåter etter hvert for å gi kundene et komplett utvalg. Når nye betalingsløsninger dukker opp, legger vi dem til i plattformen vår, slik at du kan tilby dem til kundene dine. Dermed slipper du å bruke ressurser på omverdensovervåkning og tidkrevende implementering.

Segmentert kundekommunikasjon

Til å begynne med kan du legge inn klikkbare bannere i den interaktive fakturaen for å formidle generelle budskap til alle mottakere. Når du vet mer om hvilke kundegrupper som klikker på de forskjellige budskapene, kan du segmentere kommunikasjonen basert på f.eks. alder eller område.

«Ved hjelp av dataene du får via Billograms plattform, forstår du kundene dine bedre. Du kan f.eks. avdekke mønstre for frafall og lage målrettede kampanjer via integrasjoner med bedriftens CRM- eller Marketing Automation-system.»

– Filippa Granting, Business Development Manager

En plattform i stadig utvikling

Nå har du fått en smakebit på funksjonene i Billograms plattform og hvordan de kan støtte forretningsmålene til bedriften din. Vi lanserer imidlertid nye funksjoner og forbedringer hele tiden. Disse er basert på behovene til kundene våre og deres sluttkunder, endringer i markedet og ikke minst ideer fra medarbeiderne i vår interne innovasjonshub.

To viktige prinsipper for produktutviklingen i Billogram er at all ny funksjonalitet skal gå i den retningen vi selv ønsker for produktet, og at utviklingen i størst mulig grad skal komme alle kunder til gode.

«Vi vet av erfaring at spesialløsninger for utvalgte kunder sjelden blir viet nok oppmerksomhet over tid, fordi det er vanskelig å forsvare vedlikehold av løsninger som bare noen få kunder bruker. Dessuten ønsker vi å være en demokratisk samarbeidspartner som lytter til alle kunder og ivaretar alles interesser i like stor grad.»

– Jens Ganslandt, Chief Product Officer

Hva er planene fremover? Ifølge CPO Jens Ganslandt satser Billogram bl.a. på å utvikle støtte for bruk av plattformen på flere markeder i Europa, samt på å tilby en enda mer personlig betalingsopplevelse. Automatisering er et annet viktig fokusområde:

«Vi ser store muligheter knyttet til bruk av AI og maskinlæring for å fange opp og håndtere spørsmål om faktura og betaling. På sikt tror vi også at vi kan automatisere flere rutineoppgaver for kundeservice og økonomiavdelingen, slik at medarbeiderne kan bruke tiden sin på mer verdiskapende aktiviteter.»

Vil du vite mer om de ulike funksjonene i Billograms plattform og hvordan de kan støtte forretningsmålene dine? Kontakt oss allerede i dag!