De skjulte faktorene som gjør det unødig dyrt å ta betalt

Å tviholde på tungrodde faktura- og betalingsløsninger sluker interne ressurser, bremser veksten og gir konkurrentene et forsprang. Her er de undervurderte faktorene som øker totalkostnadene på både kort og lang sikt.

Hvor mye betaler bedriften din for å ta betalt – egentlig?

Når du vurderer kostnader for fakturering og betaling, tenker du kanskje først og fremst på eksterne faktorer som

• distribusjonspartner
• porto
• bankgebyrer
• inkassopartner

Men det er bare toppen av isfjellet. Totalkostnaden er mye større. Mange undervurderer de indirekte kostnadene knyttet til intern administrasjon og andre tidkrevende prosesser, bl.a.

• manuell registrering av opplysninger i faktura- og betalingsprosessen
• bruk av atskilte løsninger fra distribusjonspartnere, bankforbindelser og inkassopartnere
• håndtering av feilbetalinger
• henvendelser fra kunder om faktura og betaling
• intern avstemming av ulike kundesaker
• overvåking og etterlevelse av stadig skiftende regelverk
• omverdensovervåking og implementering basert på endringer i markedet (f.eks. legge til nye betalingsmåter)

Fire faktorer som fordyrer faktureringen – på kort og lang sikt

De indirekta kostnaderna ovan slukar resurser och stjäl dessutom tid och energi från kärnverksamheten. Men det finns även andra faktura- och betalningsrelaterade faktorer med stora ekonomiska effekter. Vilka av dessa känner du igen från din egen verksamhet?

De indirekte kostnadene vi har nevnt over, sluker ressurser og stjeler tid og energi fra kjernevirksomheten. Men det er også andre faktorer knyttet til faktura og betaling som får store økonomiske konsekvenser. Hvilke av disse kjenner du igjen fra din egen virksomhet?

1. Manglende vedlikehold = tikkende kostnadsbombe

Siden faktura og betaling ikke anses som et eget fokusområde, blir ofte systemvedlikehold, oppdateringer og investeringer nedprioritert i det lengste. Det skaper en sårbarhet som kan bli en tikkende bombe. Situasjonen kan nemlig bli så kritisk at en liten feil i et av systemene dine blokkerer hele fakturaprosessen.

2. Feil insentiver = økte kostnader – og risiko for frafall

Uansett hvem som har skylden for at en betaling har blitt forsinket, vil et purregebyr være et irritasjonsmoment for kunden. Det gir i sin tur flere henvendelser til kundeservice – og økte kostnader for deg. Data fra en rekke selskaper innen bransjer som energi, telekommunikasjon og forsikring viser en tydelig sammenheng mellom purregebyrer, inkassosaker og tap av kunder.

Dette er verdifull innsikt når du vurderer hvordan bedriften din skal håndtere for sen betaling, men også når du skal velge faktura- og betalingspartner. Tenk over hvilke insentiver og drivkrefter ulike leverandører har, og om de er i samsvar med dine egne mål. Vil f.eks. et inkassoselskap ha fordel av at du har fornøyde og trofaste kunder? Eller tjener de mer jo flere forsinkede betalinger de kan innkreve? Inntektene som bedriften din får gjennom «harde» metoder, må derfor settes opp mot kostnadene ved en negativ kundeopplevelse – eller en tapt kunde.

Tips: La deg inspirere av mobiloperatøren hallon, som skaper forretningsverdi og lojalitet ved hjelp av kundevennlig gjeldshåndtering.

3. Manglende skalerbarhet = bremsekloss for vekst

Planlegger du å utvide virksomheten, kanskje til og med internasjonalt? Da trenger du en fleksibel og skalerbar fakturaløsning – noe altfor få bedrifter har i dag. Det er mer vanlig å investere i spesialbygde løsninger som er tilpasset dagens behov, men som ikke er fremtidssikret.

Slike løsninger kan stikke kjepper i hjulene for deg hvis du bestemmer deg for å oppskalere senere. For hvert nye land vil du måtte bruke tid og ressurser på å sette deg inn i regelverket, forhandle med lokale leverandører og bygge opp en egen prosess. Det er naturligvis dyrt i seg selv. Men i et større perspektiv – hva koster det i tapte inntekter hvis bedriften din kommer for sent i gang i et nytt marked og blir forbigått av en mer lettbent konkurrent?

Tips: Les artikkelen om hvordan en betalingspartner med PSP-lisens kan fremme bedriftens vekst internasjonalt.

4. Kompleks leverandørstruktur = tapte muligheter for verdifulle synergieffekter

En faktura- og betalingsprosess som er avhengig av flere eksterne partnere og/eller tungrodde, egenutviklede løsninger, gir ikke bare økte administrative kostnader på kort sikt. Minst like problematisk er konsekvensene av alt du ikke kan gjøre.

Jo mer kompleks leverandørstrukturen din er, desto vanskeligere blir det å få oversikt over både interne prosesser og kundeopplevelsen. Hvilke muligheter gir f.eks. det nåværende opplegget ditt til å følge med på kundenes vaner i ulike stadier av livssyklusen? Til å se sammenhengen mellom betalingsmåter og antall henvendelser til kundeservice? Til å trekke konklusjoner basert på flere datakilder og utnytte potensielle synergieffekter?

Det finnes en smartere løsning

Selv om du synes at bedriftens faktura- og betalingsprosesser fungerer greit her og nå, er det garantert ting som kan forbedres for å effektivisere, fremtidssikre og få et forsprang på konkurrentene. Å nøye seg med «bra nok» kan bli dyrt i lengden.

I stedet for å jobbe med atskilte prosesser bør du velge en totalløsning for faktura og betaling. For å lykkes må du dessuten slutte å sammenligne epler og pærer når du vurderer alternativer. Les mer i artikkelen vår om fordelene med en ende-til-ende-løsning.