5 vanliga (och dyra) tidstjuvar inom faktura och betalning

Oavsett om målet är att kapa kostnader eller frigöra resurser för att ta fram bättre erbjudanden – ingen vill spendera mer än nödvändigt på intern administration. Ändå är det ofta i de mest grundläggande processerna som tiden (och därmed lönsamheten) rinner iväg. För trots att dagens företag har flyttat sin fakturahantering från pärmar till skärmar så kvarstår onödigt många manuella steg. Här nedan listar vi fem områden inom faktura och betalning med stor potential till effektivisering. Känner du igen dem?

1. Manuell matchning av faktura och betalning

Många fakturasystem fungerar toppen så länge alla uppgifter stämmer. Men så fort något blir fel – om så bara en enda siffra i OCR-numret – krävs ofta omfattande handpåläggning för att matcha betalningen med rätt kund och faktura. Och om problemet inte blir löst tillräckligt snabbt hinner kunderna få en påminnelse för en faktura de anser sig ha betalat, bli irriterade och kontakta kundtjänst. Detta försämrar i sin tur kundupplevelsen, och ökar den interna arbetsbelastningen ytterligare.

2. Krånglig aktivering av autogiro

En hög andel autogirobetalningar har flera fördelar, såsom ökad kundlojalitet och minskad risk för felbetalningar. Men vägen dit är ofta onödigt krånglig, både för kunder och medarbetare. Har du koll på hur många steg dina kunder behöver ta sig igenom för att gå över till autogiro? Och hur ser processen ut för din ekonomiavdelning – blir varje ny autogiroanmälan ett tidskrävande ärende som behöver hanteras manuellt? Här brukar det finnas gott om utrymme för effektivisering.

3. Korrigering av misslyckade transaktioner

När en betalning inte går igenom – till exempel på grund av felaktiga kontouppgifter eller att det saknas pengar på kontot vid en autogirodragning – behöver ekonomiavdelningens personal ofta gripa in manuellt. Felsökning och korrigering av misslyckade transaktioner kan bli rena detektivarbetet, och ta åtskilligt med tid i anspråk.

4. Hantering av förseningar och påminnelser

Varje sen betalning genererar merarbete i form av påminnelser och uppföljningar. Än mer om det hela utvecklas till ett inkassoärende. Och enligt en stor undersökning om kundnöjdhet skulle mer än varannan kund kontakta kundtjänst om de fick ett inkassokrav. Ditt företag har alltså mycket att vinna på att sätta in proaktiva åtgärder som förhindrar att sena betalningar över huvud taget uppstår.

5. Löpande systemunderhåll

Om du räknar in hela invoice-to-cash-processen: hur många system krävs totalt för att ditt företag ska kunna ta betalt av kunderna? Och hur väl kommunicerar dessa system med varandra? Många företag underskattar arbetet som krävs för att hålla sin digitala betalningsinfrastruktur säker, compliant och uppdaterad. Och utan effektiva integrationer behöver medarbetarna på ekonomi och kundtjänst lägga stora mängder tid på att hoppa mellan olika plattformar för att kolla upp och föra över information.

Redo att använda tid och resurser smartare?

Nu när du har lärt känna de vanligaste tidstjuvarna inom faktura och betalning är det dags att börja bekämpa dem. Ladda ner Effektiviseringsguiden för att få konkreta tips på hur du kan frigöra tid och resurser internt, samtidigt som du förbättrar kundupplevelsen.