Die versteckten Faktoren, die Zahlungsprozesse unnötig teuer machen

Unflexible Rechnungs- und Zahlungslösungen binden interne Ressourcen, bremsen Ihre Growth Journey und lassen Mitbewerber an Ihnen vorbeiziehen. Hier zeigen wir Ihnen die unterschätzten Faktoren, die Ihre Gesamtkosten kurz- und langfristig erhöhen.

Wie viel bezahlt Ihr Unternehmen tatsächlich für Zahlungsprozesse?

Bei der Kalkulation der Kosten für Ihr Rechnungs- und Zahlungsmanagement denken Sie möglicherweise hauptsächlich an externe Faktoren wie beispielsweise:

• Versandpartner
• Portokosten
• Bankgebühren
• Inkassopartner

Das ist aber nur die Spitze des Eisbergs; die Gesamtkosten sind deutlich höher. Die indirekten Kosten für die interne Administration und andere zeitaufwändige Prozesse werden häufig unterschätzt. Hierzu gehören beispielsweise:

• Die manuelle Eingabe von Daten im Rechnungs- und Zahlungsprozess
• Die kontinuierliche Pflege getrennter Systeme, darunter von Versandpartnern, Kreditinstituten und Inkassopartnern
• Die Bearbeitung fehlerhafter Zahlungen
• Die Beantwortung von Kundenfragen zu Rechnungen und Zahlungen
• Interne Abstimmung im Hinblick auf verschiedene Kundenfälle
• Überwachung von regulatorischen Änderungen und Vornahme von Anpassungen, um die Compliance sicherzustellen
• Umweltanalyse und Anpassungen auf der Grundlage von Marktveränderungen (beispielsweise Hinzufügen neuer Zahlungsmethoden)

4 Faktoren, die Ihre Rechnungsstellung teuer machen – kurz- und langfristig

Indirekte Kosten verbrauchen Ressourcen und ziehen Zeit und Energie von den Kerntätigkeiten ab. Es gibt aber auch andere Rechnungs- und Zahlungsfaktoren mit erheblichen finanziellen Auswirkungen. Vielleicht kennen Sie den einen oder anderen davon aus Ihrem eigenen Unternehmen.

1. Wartung erhält zu wenig Aufmerksamkeit = Tickende Kostenbombe

Da das Rechnungs- und Zahlungsmanagement nicht als eigenständiger Schwerpunktbereich gilt, liegen Systemwartung, Aktualisierungen und Investitionen tendenziell weit unten in der Prioritätenliste. Hierdurch entsteht eine Schwachstelle, die nichts weniger als eine tickende Zeitbombe ist. Es besteht nämlich die Gefahr, dass die Situation am Ende so kritisch wird, dass ein geringfügiger Fehler in einem Ihrer Systeme den gesamten Rechnungsstellungsprozess lahmlegt.

2. Falsche Anreize = erhöhte Kosten – und Abwanderungsrisiko

Egal, wer für eine verspätete Zahlung verantwortlich ist: Jede zusätzliche Gebühr sorgt für Irritation bei den Kunden. Dies führt wiederum zu mehr Kundendienstvorgängen – und damit zu erhöhten Kosten für Sie. Daten von mehreren Unternehmen aus verschiedenen Branchen wie Energie, Telekommunikation und Versicherungen zeigen einen klaren Zusammenhang zwischen Mahn-, Inkassoverfahren und Kundenabwanderung.

Das sind wichtige Informationen; nicht nur um über den Umgang mit verspäteten Zahlungen zu entscheiden, sondern auch um Kooperationspartner im Bereich Rechnungs- und Zahlungsmanagement zu evaluieren. Denken Sie darüber nach, welche Anreize und Triebkräfte verschiedene Unternehmen haben, und überlegen Sie, ob diese mit Ihren Zielen übereinstimmen. Profitiert ein Inkassounternehmen beispielsweise davon, wenn Ihre Kunden zufrieden sind und langfristig bei Ihnen bleiben? Oder verdienen sie mehr, je mehr verspätete Zahlungen sie eintreiben können? Es ist wichtig, die Einnahmen, die Ihr Unternehmen mit „harten“ Methoden erzielt, gegen die Kosten eines negativen Kundenerlebnisses – oder eines verlorenen Kunden – abzuwägen.

Tipp! Lassen Sie sich davon inspirieren, wie der Mobilfunkbetreiber hallon durch kundenfreundliches Forderungsmanagement Mehrwert erzeugt und eine dauerhafte Kundenbindung erzielt.

3. Mangelnde Skalierbarkeit = Bremsklotz für Ihr Wachstum

Hat ihr Unternehmen vor, zu wachsen, vielleicht sogar international? Solche Pläne stellen hohe Anforderungen an eine flexible und skalierbare Rechnungslösung, worauf bisher viel zu wenige Unternehmen zurückgreifen. Stattdessen wird häufig in maßgeschneiderte Lösungen investiert, die den momentanen Bedürfnissen entsprechen, aber nicht zukunftssicher sind.

Das bremst die Unternehmen dann, wenn sie einen Gang höher schalten wollen. Für jedes neue Land müssen Sie Zeit und Ressourcen aufwenden, um die regulatorischen Vorgaben zu recherchieren, mit lokalen Dienstleistern zu verhandeln und einen eigenen Ablauf zu entwickeln. Das ist natürlich an sich schon teuer. Aus einer umfassenderen Perspektive betrachtet, muss man sich außerdem fragen: Was kostet es, wenn sich Ihr Unternehmen auf einem neuen Markt nicht schnell genug etablieren kann und von einem agileren Mitbewerber überholt wird?

Tipp: Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel: Wie ein PSP-lizenzierter Zahlungspartner das internationale Wachstum Ihres Unternehmens unterstützen kann.

4. Komplexe Dienstleisterstruktur = Verpasste Chancen für wertvolle Synergien

Ein Rechnungs- und Zahlungsmanagement, das auf zahlreichen externen Partnern und/oder komplizierten selbst erstellten Lösungen beruht, führt nicht nur auf kurze Sicht zu erhöhten Verwaltungskosten. Mindestens ebenso wichtig ist es, die Folgen von all dem einzubeziehen, was Sie nicht tun können.

Je komplexer Ihre Dienstleisterstruktur ist, desto schwieriger wird es, sich einen Überblick über interne Prozesse und über das Kundenerlebnis zu verschaffen. Welche Möglichkeiten haben Sie beispielsweise in Ihrem jetzigen Setting, das Verhalten der Kunden in verschiedenen Lifecycle-Phasen zu beobachten? Inwieweit ist es möglich, Zahlungsmethoden und die Zahl der Kundendienstvorgänge im Verhältnis zu sehen? Inwiefern lassen sich Schlussfolgerungen aus mehreren Datenquellen ziehen und potenzielle Synergieeffekte nutzen?

Es gibt eine intelligentere Arbeitsweise

Auch wenn Sie glauben, dass Ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse derzeit funktionieren, gibt es garantiert Verbesserungspotenzial, um zukunftssicher zu sein – und Vorteile gegenüber Ihren Wettbewerbern zu erzielen. Sich mit „Good enough“ zufrieden zu geben, kann auf die Dauer sehr kostspielig werden.

Deswegen ist es wichtig, nicht mehr in Silos zu arbeiten und mit einem umfassenden Ansatz an das Rechnungs- und Zahlungsmanagement heranzugehen. Um erfolgreich zu sein, ist es auch wichtig, dass Sie nicht Äpfel und Birnen miteinander vergleichen. In unserem Artikel über die Vorteile einer End-to-End-Lösung können Sie erfahren, wie das geht.