4 datenbasierte Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Zahlungsströme

Ist der Invoice-to-Cash-Prozess in Ihrem Unternehmen für Sie nur ein Mittel zum Zweck – oder sehen Sie ihn als wertvolle Ressource an sich? Nutzen Sie die potenziellen Einblicke aus einer Ihrer wichtigsten Datenquellen! Sie können diese in wahre Wachstumsmotoren verwandeln. Hier sind vier Ansätze, wie Sie erfolgreich datenbasierte Erkenntnisse für Ihre Prozesse nutzen.

Daten sind das neue Gold – darüber sind sich alle einig. Der Zugang zu korrekten und aktuellen Daten ist die Basis für fundierte Geschäftsentscheidungen und die Nutzung technologischer Fortschritte in KI und maschinellem Lernen. Dennoch nutzen erstaunlich wenige Unternehmen die Möglichkeiten, die sich aus der Erhebung und Analyse von Daten aus dem Rechnungs- und Zahlungsmanagement ergeben.

Warum werden diese Daten nicht von allen genutzt?

Es gibt mehrere Gründe, warum diese potenzielle Schatztruhe an Erkenntnissen oft ungenutzt bleibt. Zum einen sind Rechnungs- und Zahlungsvorgänge häufig noch nicht ausreichend digitalisiert. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass diese Prozesse auf verschiedene externe Partner verteilt sind, was eine Übersicht über das große Ganze erschwert. Zudem haben externe Dienstleister – wie Versandpartner oder Inkassounternehmen – oft keinen direkten finanziellen Anreiz, Ihnen Daten zur Verfügung zu stellen (falls sie dazu überhaupt in der Lage sind).

4 Wege, wie Sie Daten gezielt nutzen – und was dies Ihrem Unternehmen bringen kann

Mit den richtigen digitalen Tools und Partnern können Sie die isolierte Betrachtung einzelner Zahlungsflüsse hinter sich lassen, Muster im Verhalten erkennen und so Ihre Daten umfassend nutzen. Doch wie funktioniert das am besten – und was sind ihre größten Vorteile?

1. Optimierte Versandprozesse = Besserer Cashflow

Wenn Sie den Versand und die Rechnungen digitalisieren, erhalten Sie die Möglichkeit, wertvolle Daten zur Distribution zu sammeln. So können Sie Antworten auf Fragen gewinnen wie:

• Wann, wo und auf welchen Geräten öffnen Ihre Kund:innen die digitalen Rechnungen?
• Wie häufig und wie lange werden Rechnungen eingesehen, und wo klicken die Kund:innen, um Dinge nachzuschlagen?
• Wann und mit welchen Zahlungsmethoden begleichen sie die Rechnungen?

Diese Einblicke helfen Ihnen, Regeln für verschiedene Szenarien festzulegen und maßgeschneiderte Prozesse zu erstellen, die automatisch ablaufen.

2. Freundliche Erinnerungen = Geringeres Risiko von Kundenverlust (und weniger Anfragen im Kundenservice)

Mit einer Analyse können Sie bestimmen, wann und wie Sie Erinnerungen an Kund:innen senden, die ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen. Hierbei lässt sich der Prozess basierend auf bisherigen Verhaltensmustern anpassen: Kund:innen, die normalerweise pünktlich zahlen, aber einmalig verspätet sind, können in einen „freundlicheren“ Prozess geleitet werden als solche, die wiederholt zu spät dran sind.

„Strenge“ Maßnahmen sparsam einzusetzen, kann außerdem Kundenchurn vermeiden. Daten des Mobilfunkanbieters Vimla zeigen beispielsweise, dass bei Kund:innen, die eine Erinnerung erhalten haben, ein sechsmal höheres Abwanderungsrisiko besteht. Eine Alternative ist eine Erinnerung an die Fälligkeit – eine freundliche E-Mail, die Kund:innen am Fälligkeitstag der Rechnung erhalten. Diese Art der Ansprache wird wesentlich positiver wahrgenommen als eine Erinnerung, die erst dann kommt, wenn die Zahlung bereits überfällig ist (und obendrein mit einer Gebühr verbunden ist).

Falls Sie Einnahmenverluste befürchten, wenn Sie teilweise auf Mahngebühren verzichten, sollten Sie auch einbeziehen, dass Gebühren Kunden verärgern und Fragen aufwerfen. Ein freundlicherer Ansatz kann sich somit auch dadurch auszahlen, dass der Druck auf den Kundendienst abnimmt.

3. Mehr Muster erkennen = Präzisere Scoring-Modelle

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Klientel für die Akquise neuer Kund:innen. Je mehr Einblicke Sie in die Zahlungspräferenzen und das Verhalten Ihrer Kund:innen sammeln, desto besser können Sie wiederkehrende Muster erkennen und zukünftiges Verhalten vorhersagen. Dies hilft Ihnen, präzisere Scoring-Modelle zu entwickeln, um die Zahlungsbereitschaft und -fähigkeit neuer Kund:innen zu beurteilen.

4. Bessere Berichterstattung = Fundierte Geschäftsentscheidungen

Lernen für die eigene Zukunft: Durch die systematische Erhebung und Analyse von Rechnungs- und Zahlungsdaten können Sie genauere Finanzprognosen erstellen und fundierte Entscheidungen treffen. Um dies zu erreichen, ist ein umfassender Blick auf die Daten notwendig, unterstützt durch die passenden Tools und Partner.

Wie möchten Sie diese Erkenntnisse für Ihr Wachstum nutzen?

Die datengestützte Analyse von Rechnungs- und Zahlungsprozessen bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, den Cashflow zu verbessern, Kundenverluste zu minimieren, die interne Verwaltung zu entlasten und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Welche weiteren Potenziale sich hierdurch für Ihr Unternehmen auftun – das wissen Sie selbst am besten!

Falls Sie jedoch nach kulinarischer Inspiration suchen, dann zeigen wir Ihnen in diesem Artikel wie Sie die Erkenntnisse bestmöglich nutzen können.